Планирование бюджета 2024:
аргументы
в пользу КЭДО

Часто идея о переводе кадровых документов в электронный вид появляется у специалистов HR-подразделения. И любую подобную идею необходимо обосновать и согласовать. В небольших компаниях для этого может быть достаточно написать официальное письмо руководителю. А в крупных организациях решение о выделении бюджета занимаются инвестиционные комитеты.

Для представителей HR обоснование пользы проекта КЭДО может стать вызовом. Бывает непросто сформулировать пользу нового инструмента для бизнеса и найти поддержку в коллегах из смежных отделов. Тем более, если не занимаешься разработкой технико-экономических обоснований (ТЭО) постоянно.

В материале рассказываем, из каких этапов состоит бюджетирование проекта КЭДО, и какие аргументы помогут убедить руководство и коллег.

Этапы и процессы составления бюджета отличаются от компании к компании. Всё зависит от внутренних правил организации, наличия государственного финансирования, отрасли деятельности и т.д. Ниже рассмотрим общие логические этапы.

1. Определить, какое подразделение отвечает за бюджет.

Бюджет компании всегда относится к какому-то отделу. Иногда это HR-департамент, в крупных компаниях — управление кадрового администрирования. Иногда это IT-департамент, а совсем редко держателем денежных средств может быть проектный офис. В практике HRlink есть несколько кейсов, в которых за бюджет отвечал юридический отдел компании клиента.

2. Понять, кого (кроме HR) затрагивает проект.

Важно определить, кто входит в так называемую группу принятия решений. Это те сотрудники, которые могут повлиять на утверждение бюджета. Состав этой группы может быть разным. В неё могут входить как всего несколько сотрудников, так и весь состав директоров.

3. Выявить потребности и риски группы принятия решений.

Чтобы убедить кого-то поддержать идею КЭДО, необходимо понять, почему перевод документов в цифру облегчит конкретному сотруднику или подразделению жизнь. Ведь электронные кадровые упрощают процессы не только в отделе КДП.

У участников группы принятия решений могут свои задачи и приоритеты. Поэтому так важно донести до каждого их них персональную пользу КЭДО.

И только узнав потребности группы принятия решений, можно подготовить финансовое обоснование проекта.

4. Собрать необходимые данные.

Это могут быть любые цифры, графики и статистика, которые помогут усилить то обоснование пользы проекта КЭДО. Например, расчёт окупаемости проекта.

5. Составить документ-обоснование.

В разных компаниях он может выглядеть по-разному. Где-то это официальное письмо генеральному директору, в котором нужно просто описать идею и объяснить, почему на это можно потратить деньги. А в крупных организациях это могут быть полные ТЭО с таблицами и графиками.

6. Защитить проект по существующей в компании процедуре.

Финальный и самый важный этап — защита проекта перед группой принятия решений.

В процессе бюджетирования проекта КЭДО необходимо объяснять коллегам, какие выгоды принесёт переход на цифровые документы. Перечислим главные аргументы.

Снижение расходов

К этому пункту относится сокращение как прямых, так и косвенных затрат. Первая категория — это покупка бумаги, оплата работы курьеров, фонд оплаты труда отдела кадров и т.д. К косвенным затратам относятся, например, расходы на снижение текучести кадров, повышение процента удержания и лояльности.

Важно наглядно показать, сколько будет стоить переход на КЭДО и сколько за счёт этого сможет сэкономить компания. Например, «Петрович» смогли сэкономить 15,4 млн рублей на кадровом документообороте в 2023 году с помощью КЭДО.

Повышение эффективности

Тем, кому недостаточно финансового обоснования, можно объяснить пользу КЭДО через повышение эффективности.

С электронными документами компания получает:

• прозрачные бизнес-процессы;
  
• снижение количества времени на подписание документов руководителями;
  
• сведение рисков штрафов к нулю;
  
• гарантия сохранности персональных данных;
  
• повышение эффективности проектного управления;
  
• оцифрованные результаты проекта.

Положительное влияние на HR-бренд и улучшение пути сотрудника

Когда организация внедряет КЭДО, она не только упрощает внутренние процессы, но и облегчает жизнь сотрудникам. С электронными документами они могут работать полностью удалённо, путешествовать и не думать об отправке бумажных документов. Молодое поколение особенно ценит свободу и удобство. Чем больше в компании легких для сотрудников процессов, тем приятнее на неё работать.

Переход на КЭДО работает на:

• удержание;
• увеличение скорости рекрутинга и онбординга;
  
• повышение уровня удовлетворенности.

О том, как привлечь соискателей в 2024 году, читайте здесь.

Повышение уровня безопасности

Переход на КЭДО может снизить риски в части охраны труда. С ним сотрудники будут вовремя знакомиться с необходимыми инструкциями. Также КЭДО Повышение культуры охраны труда (на это появляется время)

Забота об экологии

Сокращение потребления бумаги — один из способов заботиться об экологии. Такой подход повышает уровень социальной ответственности компании и положительно сказывается на имидже.

Составление и утверждение бюджета на год — непростой процесс. Необходимость в КЭДО может быть понятна специалистам КДП. Но для перехода на новую технологию важно убедить в её пользе руководство организации и других сотрудников. Чтобы обосновать внедрение КЭДО, необходимо показать, как электронные кадровые документы облегчат жизнь каждому подразделению и принесут пользу бизнесу.