Как хороший клиентский сервис стал решающим фактором
при переходе на HRlink
от другого вендора:
кейс DaтaРу

DaтaРу — российский вендор технологических решений и сервисов. Действует на рынке с 2020 года и специализируется на производстве оборудования для базовой IT-инфраструктуры. Также занимается консалтингом, сервисной поддержкой цифрового рабочего пространства и аутсорсингом печати. Команда DaтaРу быстро растет: в июне 2022 года в коллективе было 18 сотрудников, а к апрелю 2024 их стало уже 180.

• Распределенная команда и региональные представители.
• 140 сотрудников во флагманском офисе в Москве.
• 30 работников в Воронеже.

Впервые DaтaРу перешла на кадровые электронные документы в апреле 2023 года. На тот момент в компании насчитывалось около 50 работников и один специалист КДП. DaтaРу стремительно развивалась, и этому сотруднику приходилось закрывать все большее количество задач в одиночку: от организации кадрового делопроизводства до проведения обучений и мероприятий для персонала. Чтобы успевать за ростом компании, необходимо было автоматизировать процессы.

Выбор первого решения для КЭДО происходил быстро, поскольку времени на долгие поиски у DaтaРу не было.

В октябре 2023 года в DaтaРу столкнулись со значительными трудностями при использовании системы КЭДО. Компания пришла к выводу, что введенное на тот момент решение не подходит для полноценной работы.

Причины:

• в системе было большое количество багов;
• персональные данные сотрудников не «подтягивались» из 1С;
• шаблоны документов отображались некорректно;
• приходилось постоянно быть на связи с техподдержкой;
• ручной труд остался и отнимал много времени;
• провайдер КЭДО не улучшал свое решение.

DaтaРу начала поиск нового провайдера КЭДО. Компания хотела не только найти надежное решение, но и получить качественный клиентский сервис.

При поиске нового решения для КЭДО DaтaРу составила список важных для нее функций:

• опция загрузки нестандартных файлов;
• понятный для пользователя интерфейс;
• оперативная техническая поддержка;
• подрядчик, который слышит пожелания клиента;
• понятный roadmap развития системы КЭДО.

С платформой HRlink команда DaтaРу познакомилась в феврале 2024 года, а уже в конце марта приступила к переходу на нее.

Команда DaтaРу не столкнулась с заметными трудностями в процессе перехода со старого решения на новое. Проект лидировал ведущий специалист по КДП компании, а сотрудники HRlink проводили точечные встречи и предоставляли необходимые инструкции.

Для комфортной работы в новой системе сотрудники отдела кадрового администрирования DатаРу прошли подробное обучение от команды HRlink. По итогам курса специалистам КДП получили именные сертификаты, которые подтверждают их знания о работе в системе КЭДО. В DaтaРу были приятно удивлены, потому что мало кто из провайдеров проводит такое глубокое обучение по своему продукту.

Коллектив компании очень хорошо воспринял внедрение новой системы. Еще весной 2023 года при первом внедрении КЭДО всего 1% сотрудников DатаРу высказали сомнения и отказались от перехода на электронные документы. При переходе на HRlink этот показатель не изменился.

Четкая совместная работа команд HRlink и DатаРу позволила компании быстро и без проблем перейти на новый сервис КЭДО: внедрение заняло чуть больше месяца. Ожидания от системы полностью совпали с реальностью. А уровень клиентского сервиса был именно таким, каким его хотела видеть DатаРу.

Теперь сотрудники компании могут настраивать гибкие маршруты согласования и загружать в систему нестандартные файлы. А техподдержка HRlink готова ответить на любые возникающие вопросы.

Рассказала Алеса Самойлова.

Чтобы переход на электронные документы был гладким, важно подготовиться.

Определите список болей, которые нужно закрыть.

В нашем случае основной задачей было автоматизировать процессы КДП, чтобы успевать за темпами роста компании. Было важно, чтобы система КЭДО работала отлажено, времени на ожидание доработок и исправление возникающих ошибок не хватало. Также мы хотели загружать все бóльшее количество документов: ученические договоры, новые положения и регламенты. В перспективе планируем расширить этот список ИПР и всем, что отражает и фиксирующих деятельность сотрудников.

Составьте и проработайте список требований к решению.

Чтобы было проще определиться, воспользуйтесь чек-листом по выбору вендора КЭДО от HRlink.

Выделите фокус-группу сотрудников для теста системы.

Так вы сможете оценить удобство интерфейса и понятность решения до того, как переведете все 100% персонала на КЭДО.

Обратите внимание на клиентский сервис.

Подход HRlink к общению с клиентами стал для нас решающим фактором при выборе. С самой первой встречи и знакомства с платформой мы понимали, что провайдер заинтересован в работе с нами и действительно заботится о результатах проекта. HRlink рассказывали, как планируют развивать свой продукт, и когда нам ждать тех или иных обновлений.