Новые возможности для приема кандидатов в HRlink: обзор функционала

Модуль приема кандидатов — это новая опция от HRlink. Она позволяет автоматизировать и перевести в онлайн все процессы, связанные с оформлением сотрудника на работу.

Раньше чтобы оформить нового кандидата на работу, кадровому специалисту нужно было вручную выполнять все процессы, связанные с приемом. А именно:

• Проверять, регистрировать, собирать документы и вносить данные в системы кадрового учета.
  
• Если кандидат находится в другом регионе, нужно отправлять документы почтой или курьером, а затем ждать экземпляры обратно.
  
• Постоянно уточнять, на каком этапе находится кандидат и документы.
  
• Проверять благонадежность кандидата: были ли судебные разбирательства с его участием, есть ли неоплаченные долги, кредиты и т. д.
  

К чему это приводит:

• Большие временные затраты. В среднем на одного кандидата у кадрового специалиста уходит около часа.
  
• Расходы на бумагу и печать документов, а для кандидатов в других регионах — еще и на почтовую пересылку.
  
• Высокая нагрузка на специалистов КДП. Особенно в периоды активного масштабирования, когда компания нанимает много новых специалистов. Руководителю приходится расширять штат КДП — в противном случае можно довести кадровых специалистов до полного выгорания.
  
• Возможность потери документов при пересылке либо несоблюдение сроков, если отправление задерживается. Как следствие — штрафы.
  
• Большой процент отказов от оффера из-за бумажной волокиты, особенно для кандидатов в другом регионе или за границей.
  
  

Прием кандидатов — долгий и сложный процесс как для кадрового специалиста, так и для самого сотрудника. Он отнимает много времени и сил, когда все делается вручную. Но если вы оформляете кандидата с помощью модуля приема, можно упростить и ускорить процесс.

Ниже расскажем подробнее о функциях модуля приема, которые решают все перечисленные проблемы.

Документы со стороны кандидата и со стороны работодателя, а также анкеты собираются и заверяются в HRlink с помощью неквалифицированной электронной подписи УНЭП. В дальнейшем все экземпляры находятся в электронном архиве, их можно быстро найти, используя фильтры.

А теперь подробнее о функциях модуля приема.

Система распознает информацию из бумажных документов и сканов и передает ее в HRlink. Это, например, паспортные данные, номер СНИЛС и т. д. Раньше все это нужно было заполнять вручную, теперь модуль приема сам обрабатывает и вносит нужные данные. Работа кадровика потребуется только в том случае, если информация плохо считывается, например, дефект скана в том месте, где указан номер паспорта — тогда эту информацию нужно будет ввести вручную.

При приеме на работу будущий сотрудник должен выслать пакет документов. Этот процесс часто затягивается, кандидат забывает, какие именно документы нужны и срывает сроки. Кадровый специалист вынужден бегать за сотрудниками, каждому индивидуально перечислять, какие нужны документы, а затем — напоминать об этом. В модуль приема HRlink можно добавить шаблоны со списками нужных документов для каждой должности. Кадровику не придется каждый раз составлять этот список для кандидатов вручную, проговаривать его будущему сотруднику или писать в мессенджере. Достаточно сделать пару кликов — и нужный список придет в личный кабинет.

Работает по аналогии с шаблоном запроса документов. К каждой должности привязан список документов, которые кандидат должен прочитать и подписать. Не надо распечатывать десятки страниц и экземпляров, тратить на это время и деньги, объяснять, где поставить подпись.

Во многих компаниях для кандидатов предусмотрена анкета. С помощью модуля приема анкету можно отправить и заполнить онлайн в интерфейсе HRlink. Не нужно ничего распечатывать, заполнять вручную, переписывать, если допущена ошибка. Анкета отправляется кандидату в личный кабинет, он вносит нужные данные и отправляет ее кадровому специалисту.

Модуль приема исключает возможность неосознанного подписания, а значит — никаких «Я не знал, что подписывал», «Я вообще не ставил подпись». Кнопка «Подписать» срабатывает, только если пользователь прочитал открывшийся документ и поставил чекбокс в пункте «С условиями документа ознакомлен и согласен». Этим можно подкрепить свою позицию в случае трудовых споров.

Чтобы узнать о статусе кандидата и документа, кадровому специалисту приходилось постоянно уточнять информацию, писать, спрашивать — и не всегда оперативно получать ответ. Благодаря модулю приема кадровый специалист может сразу увидеть, на каком этапе находится кандидат (новый, оформление, завершен) и каков статус документов (не просмотрен, просмотрен не до конца, просмотрен, подписан).

Если в компании не предусмотрена служба безопасности, проверка кандидата ложится на плечи кадрового специалиста. Ему нужно проверить все документы, посмотреть, не числится ли кандидат в базах должников, не замешан ли в судебных разбирательствах и т. д. Это долгий процесс, при этом получить нужную информацию не всегда удается.

В модель приема встроена проверка кандидата на благонадежность. Кадровый специалист получает полные и достоверные сведения о кандидате. В проверку включены ключевые параметры.

Интеграция с 1С позволяет проводить все операции в едином окне и не переключаться между разными сервисами. Кадровые специалисты смогут бесшовно обмениваться данными между системами модуля приема и 1C.