УНЭП — это усиленная неквалифицированная электронная подпись, которая позволяет подписывать документы и выполнять другие юридически значимые действия. С ее помощью можно определить, кто подписал документ, и подтвердить его неизменность после подписания.

По статье 6 закона «Об электронной подписи» УНЭП приравнивают к собственноручной подписи на бумаге, если между участниками электронного документооборота заключено соглашение. В этом случае подписание УНЭП имеет юридическую силу.

Использование УНЭП допускают только внутри той системы, через которую она выпущена.

В отличие от простой электронной подписи (ПЭП) усиленная неквалифицированная более защищена. Ее создают через криптографическое преобразование информации и с использованием ключа электронной подписи. В то время как ПЭП формируется с помощью кодов и пар «логин-пароль». Она используется для базовых операций, например подтверждения банковских переводов.

Отличие квалифицированной электронной подписи от неквалифицированной состоит в том, что она приравнивается к собственноручной без дополнительных условий. Если УНЭП можно выпустить удаленно, УКЭП выдают только при личной встрече с представителем удостоверяющего центра.

С помощью УНЭП можно заверять практически любые кадровые документы компании, например:

• трудовой договор;
• ученический договор;
• договор о материальной ответственности;
• согласие на перевод;
• заявление об увольнении и его отзыв.

Исключения: приказ об увольнении, акт о несчастном случае на производстве, а также документ, который подтверждает, что работник прошел инструктаж по охране труда. По статье 22.1 Трудового кодекса сотрудник должен расписаться в бумажных версиях этих документов, но дополнительно их можно вести электронно.

Чтобы получить УНЭП для работы в КЭДО, сотруднику необходимо пройти идентификацию. Сделать это можно очно и удаленно.

Очная идентификация УНЭП. Подтверждение личности осуществляется при посещении удостоверяющего центра. Представитель УЦ проверяет документы физлица и выпускает УНЭП. Проводить идентификацию сотрудников может представитель компании на основании доверенности.

Для очной идентификации работнику необязательно иметь учетную запись на «Госуслугах» — за идентификацию отвечает кадровый специалист. Но такой способ подтверждения личности сотрудников вызывает сложности для компаний с распределенной структурой и дистанционным форматом работы.

Удаленная идентификация УНЭП. Для подтверждения личности не требуется посещение удостоверяющего центра или отдела кадров компании. Идентификация проходит через личный кабинет сотрудника на «Госуслугах».

Работодателю достаточно нажать одну кнопку в HRlink. Система автоматически находит учетную запись сотрудника, и в его личный кабинет на портале «Госуслуг» приходит уведомление о выпуске ЭП. Если пользователь подтверждает действие, идентификация личности считается пройденной, и сервис выпускает УНЭП.

Да, удаленная идентификация при выпуске УНЭП безопасна.

Это законно. В статье 13 закона «Об электронной подписи» указано, что удостоверяющие центры могут выдавать УНЭП без личного присутствия заявителя.

Работает только с подтвержденными учетными записями. При удаленной идентификации УЦ запрашивают информацию о человеке из его подтвержденного аккаунта на «Госуслугах» или единой биометрической системы. Такой механизм помогает не допустить несанкционированного выпуска УНЭП.

Шаг 1. При выпуске подписи в качестве типа идентификации выберите «Удаленная идентификация» и нажмите «Выпустить подпись».

Откроется форма заявки на подпись с личными данными сотрудника.

Шаг 2. Нажмите кнопку «Выпустить» — после этого заявка отправится к сотруднику.

Статус заявки можно отследить онлайн. Также в строке будет отображаться тип идентификации.

Шаг 3. Сотрудник получит уведомление о заявлении на выпуск УНЭП.

Далее ему нужно проверить данные и нажать кнопку «Подписать». Подтверждение операции осуществляется с помощью кода из СМС.

Шаг 4. Сотрудник проходит удаленную идентификацию личности через «Госуслуги».

Шаг 5. На портале «Госуслуг» сотрудник переходит во вкладку «Уведомления». Она расположена в меню пользователя — в правом верхнем углу страницы личного кабинета.

Шаг 6. Работник нажимает «Да, это я», чтобы подтвердить свою личность.

Если операция выполнена корректно, на экране отобразится такое уведомление:

Это значит, что сотрудник подтвердил личность и для него будет оформлен сертификат УНЭП. Также в сообщении будет указано, что для получения УНЭП необходимо обратиться в удостоверяющий центр. Делать этого не нужно, так как заявка автоматически направится в УЦ.

Когда сертификат УНЭП будет готов, сотрудник получит уведомление. После этого подпись можно использовать для заверения документов.

Вместе с подписью сотрудник получит сертификат.