Как получить УНЭП, не посещая удостоверяющий центр и не контактируя с кадровиком? Легально ли это? И какие законы это регулируют? Рассказываем о дополнительной возможности в HRlink.

УНЭП — усиленная неквалифицированная электронная подпись. Она действует в рамках той системы, в которой она была выпущена. Она оставляет цифровой след, который затем можно распознать с помощью техник шифрования. То есть, можно отследить все изменения, внесенные в документ с помощью подписи. Подобрать ключ к такой подписи не получится, так как это не просто логин и пароль из СМС, а сложный код. Это позволяет в случае судебных споров доказать, что документ действительно был подписан конкретным человеком, и это действие было осознанным, а не случайным.

УНЭП можно использовать для внутреннего электронного документооборота и работы с партнерами и клиентами. Однако она имеет ограничения, и сложные действия вроде покупки квартиры выполнить с ее помощью нельзя.

Обычно УНЭП в рамках КЭДО пользуются все сотрудники. В HRlink подписи УНЭП бесплатны и формируются в личном кабинете пользователя. Чтобы получить такую подпись, нужно пройти идентификацию личности в удостоверяющем центре.

Как было раньше

Ранее HRlink выдавал доверенность организации, а организация, в свою очередь, уже передавала ее уполномоченному лицу, которое проводит идентификацию. Как правило, это специалист КДП. На нем лежала вся ответственность за подтверждение личности. При приеме сотрудника на работу кадровик проверял паспорт, личные данные, таким образом идентифицируя человека, а затем выдавал УНЭП. То есть, необходимо было лично встречаться с кадровиком и предоставлять нужные документы.

Как идентификация работает сейчас

Сейчас в HRlink появилась дополнительная возможность. Доступен выбор между двумя способами идентификации: очно и удаленно.

В каких случаях может потребоваться идентифицировать сотрудника удаленно:

• при работе в офисе, где нет отдела кадров;
  
• при дистанционной работе.

Благодаря новой возможности HRlink ответственность за идентификацию может взять на себя сам сотрудник. Он может самостоятельно идентифицировать свою личность для получения УНЭП. Для этого ему необходимо авторизоваться через Госуслуги и подтвердить данные с помощью учетной записи ЕСИА.

Хотите узнать подробнее о том, что такое электронная подпись и какие возможности она дает? Все о способах удаленной идентификации сотрудников наши специалисты расскажут на бесплатном демо. Оставляйте заявку в форме ниже и получите ответы на все вопросы, связанные с ЭП.

У сотрудников могут возникнуть опасения по поводу удаленной идентификации. Однако эта возможность полностью безопасна.

1. Это легально. Удаленная идентификация для сертификата УНЭП предусмотрена законодательством, а именно — поправками в № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Соответствующие изменения в закон внесло правительство в июле 2022 года.
   
2. Используются только подтвержденные аккаунты Госуслуг. Чтобы получить сертификат УНЭП, нужно подтвердить учетную запись — так система сможет удостовериться, что это точно вы. Это можно сделать онлайн с помощью банковского приложения, лично в центре обслуживания, заказным письмом через Почту России или при помощи электронной подписи. Такая проверка исключает возможность, что злоумышленники создадут учетную запись от вашего имени, выпустят с ее помощью УНЭП и смогут воспользоваться этой подписью в своих целях.
   
3. Вы сами ответственны за подтверждение данных. Не нужно полагаться на кадровика и доверять идентификацию ему. Вы сами проверяете правильность всех данных и подтверждаете, что это действительно вы, а не кто-то другой. Это исключает ошибки со стороны кадрового специалиста.

Кадровый специалист при выпуске подписи в качестве типа идентификации выбирает «Удаленная».

Далее откроется форма заявки на подпись с личными данными сотрудника. В заголовке формы будет указан удаленный тип идентификации.

Нажимаем выпустить, и заявка отправляется к сотруднику. Ее статус можно отследить онлайн. Также в строке будет отображаться тип идентификации.

Одновременно подать две заявки с разными типами подтверждения личности нельзя. Отменить заявку можно только через Службу заботы HRlink.

Сотрудник получит уведомление о том, что ему нужно подписать заявление на выпуск УНЭП.

Он проверяет данные в заявке и заверяет документ.

После этого сотруднику поступает информация о необходимости пройти удаленную идентификацию личности. Это нужно сделать в течение 24 часов.

Сотрудник нажимает кнопку «Перейти на Госуслуги» и перенаправляется на портал. Информация о подтверждении выпуска УНЭП находится в уведомлениях. Важно, чтобы учетная запись в Госуслугах имела статус подтвержденной, иначе идентифицироваться не получится.

Далее сотрудник подтверждает личность, нажав кнопку «Да, это я».

Если действие выполнено успешно, всплывает окно с уведомлением, что сотрудник подтвердил личность и для него будет оформлен сертификат УНЭП. Также в уведомлении указано, что для получения УНЭП нужно обратиться в удостоверяющий центр, но этого делать не нужно, заявка направляется в центр автоматически.

Когда сертификат УНЭП готов, сотрудник получает уведомление. Теперь подписью можно пользоваться для заверения документов.