У компаний редко возникают проблемы с оплатой услуг индивидуальных предпринимателей: процессы давно отлажены, а пробелы в законодательстве успели устранить. Сказать то же о работе с плательщиками налога на профессиональный доход (НПД) пока нельзя.

Самозанятость как таковая появилась сравнительно недавно — 4 года назад. За это время проработать все нюансы даже на законодательном уровне не успели. Поэтому процесс оплаты порой вызывает вопросы.

Рассказываем, как заплатить самозанятому внештатнику, правильно оформить документы и избежать проблем с налоговой и банками.

Как бизнес может оплатить услуги самозанятого:

• наличными средствами (купюрами и монетами);
• безналичным переводом на банковскую карту или через посредника.

Выбор зависит от того, как удобно обеим сторонам — и компании, и фрилансеру.

Закон не запрещает расплачиваться наличными. К этому прибегают, когда компания работает с самозанятым в одном городе или хотя бы регионе. Это особенно удобно, если нужно быстро починить холодильник в офисе или отремонтировать потолок в конференц-зале перед встречей с клиентами.

Как выглядит процесс оплаты наличными:

1. Самозанятый, например, чинит окно в зоне отдыха.
2. Вы принимаете работу и передаете деньги мастеру.
3. Самозанятый прямо при вас формирует чек в приложении «Мой налог». В нем работник указывает ИНН компании, название услуги (в нашем случае — ремонт механизма открывания пластикового окна).
4. Мастер присылает чек на email или в мессенджере. Чек является закрывающим документом и имеет юридическую силу.

Последний этап особенно важен. Если вы не получите чек, то потом не докажете, что человек уже получил деньги. Так он сможет прийти и вынудить заплатить за услугу снова. И в этой ситуации вашу правоту нельзя будет подтвердить.

С безналичной оплатой все немного сложнее.

— Как минимум понадобятся данные. Перед тем, как оплатить самозанятому услугу, попросите его предоставить информацию:

• имя получателя;
• номер расчетного счета;
• наименование и адрес банка, код подразделения;
• БИК и корреспондентский счет.

Эту информацию можно найти в реквизитах. Самозанятому не составит труда их получить: банки предоставляют выписки в онлайн-приложениях или отделениях.

— Банк может счесть операцию подозрительной, если переводить только по номеру карты. Есть риск, что вам заблокируют счет. Опасения понятны: компания переводит деньги частному лицу за что-то, но избегает налогов и взносов. Если счет все-таки заблокировали, можно решить вопрос, предоставив банку договор с самозанятым, например, ГПХ.

После перевода самозанятый должен сформировать чек. Важно, чтобы в документе стояла дата — именно день оплаты.

Присылать чек сразу же фрилансер не обязан. Крайний срок — до 9 числа следующего после оплаты месяца.

И все же безнал — самый распространенный и знакомый бизнесу вариант оплаты. Нередко компании обращаются к исполнителям из других регионов и даже стран. В этом случае удобнее всего работать через систему КЭДО.

Рассказываем, как работают с плательщиками НПД в HRlink.

1. Предоставляем самозанятому доступ в КЭДО HRlink: запрашиваем паспортные данные, СНИЛС, ИНН, телефон, email.
2. Подписываем договор (подряда, оказания услуг и т.д.).
3. Осуществляем выплату переводом по счету или по реквизитам.

4. Самозанятый присылает чек после.
5. Дополнительно подписываем акт выполненных работ в HRlink с подробным описанием выполненных услуг.

Сервисы автоматизации помогают бизнесу сводить риск штрафов к нулю. Это особенно актуально, когда речь идет про большую нагрузку. Например, если компания сотрудничает с несколькими самозанятыми одновременно.

Как обычно выглядит работа в сервисе:

1. Компания регистрируется и заводит свой счет.
2. Самозанятые подключаются к работе на платформе, с ними оформляют документы и акты.
3. Сервис проверяет статус исполнителя.
4. Посредник переводит оплату самозанятому со счета компании и сам оформляет чеки.
5. Чеки направляют компании-заказчику.

Договор с фрилансером поможет сделать процессы прозрачными, защитить интересы бизнеса в случае разногласий. В документе нужно прописать:

• срок и способ оплаты;
• реквизиты;
• статус контрагента (в нашем случае это будет плательщик НПД);
• обязанность исполнителя уведомить заказчика в случае утраты статуса самозанятого.

Не используйте формулировку о ежемесячных выплатах. Такие слова могут счесть признаком трудовых отношений.

Выставлять компании счет на оплату самозанятый не обязан. Однако такая бумага может упростить жизнь компании:

• счет будет дополнительным обоснованием. Например, поможет доказать, что организация оплатила ремонт кондиционеров, а не отдых руководителя на курорте;
• бухгалтерии не нужно каждый раз выяснять реквизиты исполнителя.

Поэтому сто́ит попросить самозанятого сформировать документ в приложении «Мой налог» и отправить его вам. Займет оформление до пяти минут.

Когда компания оплачивает услуги самозанятого переводом через банк, она оформляет дополнительный документ — платежное поручение. «Платежка» помогает доказать третьей стороне, например, банку, что вы переводите средства именно самозанятому. А значит, что не должны оплачивать налоги и взносы. Без документа банк может счесть операцию подозрительной.

Напомним: самозанятый оплачивает налог на доход самостоятельно каждый месяц. Пенсионные и страховые взносы за таких работников от компании также не требуются.

Что и как нужно указывать в платежном поручении:

• ФИО и реквизиты исполнителя;
• код «1» в поле «Вид оплаты»;
• код «1» в «Назначении платежа» (то есть по договору ГПХ).

Слово «зарплата» или «премия» здесь могут расценить как признак трудовых отношений, поэтому использовать их не рекомендуется. Назначение нужно описать подробнее. Например, указать, по какому конкретно договору и за какую услугу переводится оплата;

• код «5» в графе «Очередность платежа» (выплаты по договорам).

Перед каждой выплатой нужно уточнять, состоит ли человек на учете как самозанятый. Работник может потерять статус автоматически, если, предположим, превысил лимит по заработку (2,4 млн руб. в год).

Чек, который вам присылает исполнитель, — это самый важный документ, который доказывает факт оплаты самозанятому товара или услуги. Поэтому обязательно просите исполнителей присылать его. Надежнее всего — сразу после получения подрядчиком средств. Помимо прочего, чек поможет учесть оплату работы в расходах. Это пригодится бизнесу, который использует ОСН или УСН «Доходы минус расходы».

Как мы говорили выше, компания может оформить с самозанятым договор подряда или оказания возмездных услуг, а также акты. Какая польза от этих документов?

• Договор поможет в банке, при судебных разбирательствах, или если планируете регулярно сотрудничать с внештатным работником.
• Акт об оказании услуг или выполнении работ пригодится при спорах (например, если самозанятый аннулировал чек) и для учета расходов.

При соблюдении всех правил и вдумчивом подходе у компании не должно возникнуть проблем в работе с самозанятыми. Главное — контролировать наличие статуса плательщика НПД, просить чеки и выбирать правильные формулировки при составлении документов.