Во многих производственных компаниях кадровые процессы до сих пор остаются бумажными. У такого подхода есть понятные причины: он привычен, не требует изменений ИТ-инфраструктуры и воспринимается как надежный способ хранения кадровых документов.

По мере роста компании или холдинга увеличивается и объем кадрового документооборота. Разрозненные бумажные архивы, обмен сканами по электронной почте и отсутствие централизованного учета действий пользователей приводят не только к операционным сложностям, но и к потере контроля над документами и персональными данными.

Эти факторы создают риски утечки информации и потенциальных штрафов. Поэтому запрос на КЭДО в производственной компании формулируется не как задача «перевести документы в электронный вид», а как необходимость выстроить единую управляемую систему. Однако не все платформы одинаково подходят для масштабных производственных компаний и холдингов, поэтому выбор решения требует внимательного анализа интересов всех стейкхолдеров, прежде всего ИТ-команды и службы информационной безопасности.

При выборе решения важен не перечень функциональностей, а способность платформы КЭДО встроиться в существующий ИТ-контур, соответствие корпоративным требованиям к безопасности, наличие бесшовных интеграций и контроля доступов в разрезе юрлиц, отделов и проектных команд.

Платформа HRlink позволяет работать как в облаке, где данные размещаются в защищенных дата-центрах с контролем физического доступа, фильтрацией сетевого трафика и круглосуточным мониторингом, так и локально (on-premise) с возможностью доработок под корпоративные требования. Независимо от модели развертывания платформа легко встраивается в существующий ИТ-контур. Например, в АО «МИА» самостоятельно перевели на КЭДО 3 юнита холдинга после пилотного внедрения КЭДО HRlink. 

Платформа HRlink обеспечивает гибкое управление правами и процессами: доступ настраивается по подразделениям, ролям и типам документов, сессии автоматически завершаются при отсутствии активности, а вся история действий хранится централизованно. Для холдингов предусмотрено администрирование прав доступа сразу по всем юридическим лицам.

Переход на КЭДО связан не только с техническим внедрением, но и с корректной настройкой процессов в соответствии с законодательством РФ. Это включает соблюдение требований к электронной подписи (63-ФЗ) и обработке персональных данных (152-ФЗ), включая контроль сроков хранения и удаления данных. При выборе платформы важно убедиться, что поставщик обеспечивает:

• легитимность оформления и подписания;
• корректность выпуска электронной подписи согласно 63-ФЗ;
• соблюдение требований 152-ФЗ при обработке персональных данных.

Это позволяет снизить юридические и операционные риски и обеспечить прозрачность процессов для службы информационной безопасности. HRlink доверяют уже 8 500 компаний, включая производственные.

Шифрование и защищенные протоколы передачи данных — гигиенический минимум, но производственным компаниям этого недостаточно. Необходимо гибко разграничивать права доступа, видеть действия пользователей и передавать журналы событий в корпоративную систему мониторинга безопасности. Еще одно важное требование — единый вход (SSO): сотрудники авторизуются в системе под доменной учетной записью, а администратор управляет доступами централизованно. Все это есть в HRlink.

HRlink соответствует требованиям 152-ФЗ, 149-ФЗ, Постановления Правительства № 1119 и Приказа ФСТЭК № 21. Информационная система персональных данных аттестована по 2-му уровню защищенности (УЗ2) и использует сертифицированные средства защиты: СКЗИ ViPNet, межсетевое экранирование и др.

Безопасность закладывается и на этапе разработки: команда применяет статический и динамический анализ (SAST, DAST), анализ состава ПО (SCA) и фаззинг-тестирование. Ежегодно система проходит независимые проверки безопасности.

Интеграция с корпоративными системами должна обеспечивать не просто обмен данными, а их согласованность и актуальность: синхронизацию справочников, организационной структуры и статусов документов. HRlink решает эту задачу с помощью готовых интеграций:

• кадровые учетные системы — «1С»: «1С:ЗУП», «1С:Фреш», «1С:Бухгалтерия» и другие конфигурации, «БОСС-Кадровик», «Парус-Бюджет 8» и SAP для синхронизации данных;
• корпоративные и государственные сервисы «Битрикс24», «Работа в России», приложение «Госключ»;
• системы отслеживания кандидатов (ATS): e-staff, Talantix, «Хантфлоу», «Поток» и Skillaz — подбор и оформление кандидата в едином процессе;
• сервисы организации командировок: Trivio и Smartway;
• открытый REST API для подключения HRlink к CRM, ERP и другим корпоративным системам.

Типовая функциональность КЭДО редко закрывает все задачи производственных компаний. На практике ключевую роль играет не только наличие базовых возможностей по выпуску электронных подписей, но и возможность настройки под конкретные сценарии, характерные для производственных компаний.

Например, одна из особенностей — управление правами в рамках группы компаний. В холдинговых структурах, где используются отдельные пространства (тенанты) для разных юридических лиц, возникает сложность централизованного управления доступами. При росте числа таких пространств администрирование усложняется: даже при наличии доступа ко всем юрлицам процесс становится трудоемким.

Для одного из клиентов HRlink реализовали единую панель администрирования, которая позволяет переключаться между тенантами без повторной авторизации. Администратор может централизованно управлять правами пользователей во всех юридических лицах из одного интерфейса. 

Отдельного внимания требует удаление персональных данных после достижения целей обработки. В типовом сценарии эта операция часто выполняется вручную — через обращения в поддержку или точечную работу с документами. Это увеличивает нагрузку на администраторов и усложняет соблюдение требований законодательства.

Для клиентов HRlink этот процесс был модифицирован: обработка вложений к заявлениям с персональными данными происходит в рамках заданной пользователем логики в учетной кадровой системе. Такой подход позволяет автоматизировать процесс без потери контроля со стороны ИТ-команды и службы информационной безопасности.

Примеры функциональностей, реализованных для производственных компаний

• Настройка маршрутов согласования с учетом структуры компании и конкретных процессов — документы проходят по заданной логике подписания.
• Подключение СМС-уведомлений для сотрудников с кнопочными телефонами — это позволяет вовлекать в процессы КЭДО производственный персонал без изменения привычных условий работы.
• Создание и кастомизация шаблонов заявлений под массовые операции — за счет этого упрощается работа с типовыми процессами и снижается вероятность ошибок при оформлении.
• Использование защищенного контура с поддержкой многофакторной аутентификации — доступ к системе и операциям настраивается с учетом строгих требований информационной безопасности и внутренних регламентов.
• Собственный СМС-шлюз — уведомления передаются через контролируемый корпоративный канал, что важно для компаний с повышенными требованиями к безопасности.

Так, например, ГК NOVAROLL благодаря подключению HRlink смогли:

• подключить 3 500+ сотрудников к платформе КЭДО;
• настроить работу в привычном интерфейсе «1С»;
• упростить документооборот с работниками-иностранцами, которые подписывают документы при помощи УНЭП;
• упорядочить сбор согласий на обработку персональных данных, взаимодействие HR со службой безопасности;
• подключить сервис онлайн-приема и сделать процесс бесшовным благодаря кастомным доработкам.

HRlink сочетает простоту внедрения, гибкость развертывания, централизованное управление правами, интеграцию с корпоративными системами и многоуровневую защиту данных и процессов, обеспечивая надежный и безопасный электронный кадровый документооборот для производственных компаний.