Согласование и утверждение графика отпусков — трудоемкий процесс: нужно собрать пожелания сотрудников, исключить возможные пересечения, убедиться, что у каждого работника указано корректное количество дней для планируемого отдыха, согласовать даты с руководителями и ознакомить сотрудников с графиком. Когда процесс выстроен на бумаге, задача может растянуться на месяцы.

В статье рассказываем, как HRlink упрощает каждый этап — от сбора пожеланий до ухода в отпуск по графику или переноса — для кадрового специалиста, руководителя и сотрудника.

Раз в год компания запрашивает даты отпусков у всех сотрудников, и на бумаге или в таблицах Excel это выглядит примерно одинаково: собирают пожелания, сводят в единый файл, тратят время на поиск пересечений, обсуждают с руководителями лично или в переписке, а затем делают обход для сбора подписей в итоговом графике.

В HRlink тот же процесс устроен иначе — все действия проходят в единой системе, а данные синхронизируются с «1С». Администратор разрешает планирование, кадровый специалист направляет сотрудникам локальный нормативный акт на ознакомление — без переписок, звонков и личного обхода.

Затем из «1С» в HRlink передается количество дней отпуска, которые сотрудник может запланировать. Компания сама выбирает, что передавать: только дни, доступные для планирования на следующий год, или дни вместе с остатками прошлых лет. Если остатки большие, в настройках HRlink можно задать минимальное количество дней основного и дополнительного отпуска, которое сотруднику нужно распределить.

После этого сотрудник в личном кабинете HRlink вносит желаемые даты отдыха в календарь: в системе он видит выходные и нерабочие дни, а также условие, что один из периодов отпуска должен быть не короче 14 календарных дней, как требует статья 125 ТК РФ, — это упрощает работу кадрового специалиста в будущем и исключает ошибки.

Руководитель согласует отпуска также в HRlink, пересечения дат не приходится искать вручную — они подсвечены сразу по всему подразделению. Согласовать отпуск можно на месяц или сразу за год в пару кликов, по одному сотруднику или сразу по всей команде. 

Если выбранные даты отдыха пересекаются с отпуском другого работника или попадают в пиковый период деловой активности — руководитель может оставить сотруднику комментарий с просьбой скорректировать даты также в HRlink без переписки в мессенджере или почте. А тех, кто вообще не выбрал даты, можно посмотреть отдельным списком. 

После согласования отпусков кадровый специалист вносит сведения в «1С» и формирует единый файл, затем график отпусков подписывает руководитель организации. Далее его направляют на ознакомление сразу всем сотрудникам в HRlink, где они могут просмотреть ЛНА с телефона или компьютера.

Что получает каждый участник процесса

• Кадровый специалист собирает пожелания сотрудников в одном сервисе, остатки дней приходят из учетной системы, и каждый сотрудник видит их в личном кабинете. Согласованный график возвращается в «1С» в пару кликов, а список тех, кому осталось запланировать отпуск, можно выгрузить отдельно.
• Руководитель видит отпуска всей команды на одном экране: пересечения подсвечены, а согласовать график можно сразу на месяц или год. Если даты не подходят, период можно вернуть сотруднику на доработку.
• Сотрудник планирует отпуск в личном кабинете с телефона или компьютера: видит доступные дни, праздники и подсказку, сколько дней осталось распределить. Если планы изменились, можно создать заявление на перенос в пару кликов из графика отпусков или из уведомления о начале отпуска.

Как выглядит процесс планирования и переноса отпусков в HRlink — показываем на единой схеме.

Удобство инструмента уже оценили клиенты HRlink: в belle you, компании с холдинговой структурой и 30+ магазинами по всей стране, раньше на составление графика уходило в среднем два месяца, а после перехода на КЭДО — до двух недель.

В HRlink есть и другие функции, которые снимают с кадрового специалиста операционную нагрузку.

HRlink позволяет синхронизировать график отпусков с учетными системами, включая «1С». Кадровому специалисту не приходится дублировать данные вручную.

Режим «Год» показывает график отпусков подразделения сразу за 12 месяцев.

Если нужно запланировать отпуска в конкретном юридическом лице, подразделении или среди сотрудников определенной должности, не придется просматривать весь график. Фильтры помогут оставить только нужную команду и быстрее согласовать даты.

График можно выгрузить из HRlink в формате XLSX и использовать данные для отчетности и дальнейшей работы.

В файл попадут и сотрудники с запланированными отпусками, и те, кто еще не выбрал даты.

Сотрудник может перенести согласованный отпуск на другие даты прямо из графика отпусков или уведомления. HRlink автоматически создаст заявление на выбранный период, останется указать новые даты и подписать заявление.

Затем заявление отправится по настроенному маршруту согласования. Пока оно на согласовании, в графике остаются прежние даты. После утверждения переноса в «1С» автоматически сформируется приказ, а новые даты появятся в графике HRlink при следующей синхронизации с учетной системой. При отклонении заявления первоначальные даты останутся без изменений.

HRlink также отправляет сотрудникам уведомления о начале отпуска. Периодичность можно задать в системе, после чего оповещения автоматически будут приходить работникам.

Оформление отпусков без автоматизации может превратиться в нескончаемую рутину, состоящую из длительных согласований и ручного ввода данных в «1С». HRlink позволяет сэкономить рабочие часы, забыть о лишних кликах и сфокусироваться на других важных задачах.