Что такое Госключ и как он помогает в кадровом документообороте

Госключ — простой и законный способ подписывать документы с сотрудниками, особенно если они работают удаленно. Компании часто выбирают его для выпуска сертификата электронной подписи. В статье разбираем возможности и ограничения решения, о которых важно знать HR и кадровым специалистам.

Госключ — это мобильное приложение для подписания документов онлайн. В нем бесплатно выпускают усиленную квалифицированную и неквалифицированную электронные подписи.

Приложение разработано Министерством цифрового развития России и интегрировано с порталом «Госуслуги». Оно работает через учетную запись в Единой системе идентификации и аутентификации — ЕСИА. Электронная подпись, созданная с помощью Госключа, автоматически связывается с личными данными человека, что обеспечивает юридическую силу подписанных документов.

Приложение часто используют в КЭДО. Например, с помощью Госключа заверяют трудовые договоры — кандидаты могут устроиться на работу, не выходя из дома и имея под рукой только смартфон.

Подписание документов в Госключе доступно любому сотруднику, у которого есть гражданство РФ и подтвержденная учетная запись на Госуслугах.

В приложении Госключ получают два типа электронных подписей:

Усиленную неквалифицированную электронную подпись (УНЭП). Она формируется автоматически при выпуске сертификата без участия удостоверяющего центра. Ее обычно выбирают для подписания кадровых документов сотрудниками.

С момента запуска Госключа в 2021 году им заверили 21 миллион документов. Инструмент применяют в КЭДО, на порталах госуслуг, в банковской сфере и для подписания личных документов.

Государственные услуги. Сейчас с Госключом доступны почти 500 видов госуслуг. С его помощью можно:

• авторизоваться на Госуслугах, налоговых и ведомственных порталах;
• подать заявление (на регистрацию ИП, в ЗАГС, МФЦ, в суд и др.);
• подписать документ или форму без необходимости приезжать лично.

Авито. Маркетплейс в числе первых интегрировался с приложением. Через него пользователи подтверждают профили и заключают онлайн договоры аренды и купли-продажи.

Мобильная связь. Госключ позволяет заключить договор с мобильным оператором. Чтобы оформить сим-карту, пользователю не нужно идти в офис компании связи — все действия он может выполнить электронно.

Образование. Госключ упрощает оформление документов в школах и вузах. Он используется в системах вроде «Моя школа» и «Цифровая школа». А также позволяет студентам подписывать документы в личных кабинетах университетов.

Медицина. Госключ уменьшает объем бумажного документооборота в медучреждениях. Пациенты могут подписать согласие на медицинское вмешательство или запросить выписку из медицинских карт онлайн. А врачи заверяют электронной подписью результаты исследований и назначения.

Наиболее перспективным направлением, где применяют Госключ, считают  кадровый электронный документооборот (КЭДО). За все время работы приложения в нем подписали 125,3 тысяч документов: договоры, акты, приказы.

Как Госключ помогает кадровым специалистам:

• Упрощает подписание документов. Сотрудники заверяют их в электронном виде, где бы ни находились.
• Позволяет работать с удаленными сотрудниками. Кадровым специалистам не нужно отправлять бумаги почтой или курьерами, а работникам — отвлекаться от задач и тратить время на поездки в офис.
• Уменьшает нагрузку на кадровый отдел. Компании не тратят деньги и время на выпуск цифровых подписей, на пересылку документов и бумагу.

Госключ позволяет подписывать почти все кадровые документы. Исключения: приказы об увольнении, акты о несчастном случае на производстве, инструктажи по охране труда. Эти документы нужно подписывать и хранить в бумажном виде.

Госключ применяют, чтобы обмениваться документами как со штатными сотрудниками, так и с подрядчиками — теми, кто работает по ГПХ, ИП и самозанятыми.

Чтобы получить сертификат усиленной неквалифицированной электронной подписи Госключ, нужна учетная запись на Госуслугах. Ее оформляют любым удобным способом:

• онлайн — на портале Госуслуг;
• через приложение одного из 15 банков — финансовое учреждение подтвердит вашу личность на основании своих данных;
• очно в центре обслуживания;
• через Почту России.

На номер телефона, который указывают при идентификации, позже отправляют код активации приложения Госключ.

Если сотрудник есть в системе ЕСИА, ему нужно:

• Скачать и установить приложение Госключ.
• Войти в ЛК Госключа с помощью логина и пароля от Госуслуг.
• Зарегистрироваться и принять условия лицензионного соглашения.
• Придумать пароль для защиты ключей.
• После регистрации НЭП выпустят автоматически — подтвердить получение.

Сертификат можно использовать сразу.

В приложении можно выпустить сертификат усиленной квалифицированной электронной подписи.

1. После регистрации в приложении нужно зайти в настройки → Получить сертификат УКЭП.

2. Авторизоваться через Госуслуги.
3. Пройти дополнительную идентификацию: очно, дистанционно с помощью загранпаспорта, удаленно по биометрии.
4. Проверить сформированный сертификат и подписать.

Ключ электронной подписи хранится внутри приложения Госключ. Для работы с ним не нужно дополнительных токенов, смс-кодов. Он недоступен извне, что обеспечивает безопасность и соответствие требованиям законодательства. Даже если телефон потеряют, злоумышленники не смогут подписать документы — они не смогут пройти авторизацию через Госуслуги.

Ключ ЭП, созданный через Госключ, хранится на устройстве пользователя и не передается на серверы.

Это безопасно:

• кроме сотрудника никто не может использовать подпись;
• даже если злоумышленник получит доступ к аккаунту Госуслуг — без доступа к устройству и биометрии он не сможет подписать документы;
• соответствует требованиям ФСТЭК и ФСБ РФ по безопасному хранению ключей;
• в случае спора легко доказать, что подпись была совершена с личного устройства работника с его согласия.

Клиенты HRlink первыми в России начали подписывать документы Госключом. Платформа КЭДО интегрирована с госсервисом.

Как это работает:

1. Когда сотруднику приходит на подпись документ, система предлагает заверить его через Госключ. На телефон поступает уведомление с запросом подписи.
2. В сообщении приходит ссылка на документ, который нужно подписать ЭП.
3. Работник знакомится с файлом и выбирает Госключ как способ подписания.
4. Приложение обрабатывает запрос. Пользователю приходит на смартфон уведомление, что документ готов к подписанию.
5. Остается перейти в приложение Госключ, найти нужный документ и подписать.

Госключ — удобный и безопасный способ подписания документов. Он ускоряет бизнес-процессы, снижает бумажную нагрузку и упрощает работу кадровых специалистов и сотрудников.