Сегодня электронная подпись (ЭП) — не просто удобный, а уже необходимый инструмент. Она позволяет сократить время на согласование, минимизировать риски подделок и повысить уровень доверия между сторонами.

Но при взаимодействии бизнеса и частных исполнителей или удаленных сотрудников используются разные форматы документов. Один из самых распространенных за последние десятилетия — PDF. Так как он не является на 100% электронным, порой возникает вопрос — можно ли поставить подпись без личного присутствия? Отвечаем: да, в этом помогает ЭП.

В статье даем пошаговую инструкцию, как создать и использовать электронный формат подписи для PDF самостоятельно. Рассказываем о необходимых инструментах, юридических аспектах и лучших практиках.

PDF (Portable Document Format, или в переводе с англ. «портативный формат документов») — это универсальный вид файла. Его разработали в Adobe в 1992 году. PDF-ки сохраняют форматирование и внешний вид деловой бумаги и не зависят от программного обеспечения (ПО), которое использовалось для их создания, или устройства, на котором отображаются.

Расширение такого файла указывается через точку. То есть название условно будет выглядеть так: «Акт.pdf». Больше о расширениях файлов и обозначениях можно узнать, например, на сайте Microsoft.

В компаниях PDF используется для обмена документацией — контрактами, счетами, отчетами и т.д. Для надежности и безопасности их защищают паролем или цифровой подписью.

ЭП — это аналог личного автографа. Она представляет собой закодированные данные, в том числе пароли, знаки, символы. Создается и проверяется ЭП с помощью криптографических методов, которые обеспечивают защиту от подделки и несанкционированного доступа. Подпись PDF электронной подписью дает юридическую силу — такую же, как если бы вы завизировали документ ручкой.

Оформить ЭП можно даже тому, кто трудится из-за рубежа. Это заметно упрощает документооборот.

Есть несколько типов ЭП. Каждый из них подходит для конкретного вида операций. Например, усиленная квалифицированная (УКЭП) позволяет отправлять отчеты, работать на государственных порталах и участвовать в торгах. С помощью усиленной неквалифицированной (УНЭП) подписываются бумаги во внутреннем ЭДО. В частности, так взаимодействуют с самозанятыми, оформляя акты выполненных работ и договоры о сотрудничестве.

Чтобы документ считался официальным, он должен иметь два важных свойства: юридическую значимость и юридическую силу. Первое означает, что документ можно использовать как доказательство в суде или другом юридическом процессе. Второе свойство говорит о том, что бумага может привести к определенным правовым последствиям. Например, договор купли-продажи имеет юридическую силу, потому что обязывает покупателя заплатить за товар, а продавца — передать товар покупателю.

Из этого следует, что для подписания электронной бумаги нужно выполнить несколько условий:

• подготовить его финальную версию;
• иметь действующий сертификат ЭП. Его оформляют в удостоверяющем центре (УЦ);
• установить на компьютер или ноутбук дополнительное ПО или воспользоваться сервисами в интернете.

Почему же важно подписывать окончательный вариант документа? Это придает ему официальный статус и защиту. Подпись на электронном документе:

• фиксирует информацию о дате (иногда даже и о времени) подписания и, по общему правилу, доступна всем заинтересованным пользователям;
• свидетельствует о завершенности и достоверности;
• гарантирует целостность и подлинность.

Да, в отличие от физической подписи электронная не требует личного присутствия. Однако, прежде чем вы сможете ставить визу удаленно, придется приложить некоторые усилия.

Сегодня для этого есть несколько способов. Расскажем о них подробнее, чтобы вы смогли выбрать наиболее подходящий вариант.

Веб-сервис — это удобный способ создания и использования ЭП. Он не требует установки дополнительного ПО.

Этапы подписания документов в сервисе могут отличаться. Но общие шаги работы чаще всего выглядят так:

1. Выбрать веб-сервис и создать на нем учетную запись.
2. Загрузить нужный файл. Важно, чтобы сервис работал с разными форматами.
3. По инструкциям выбрать и создать ЭП. Обычно сервисы предлагают выпуск только через один конкретный УЦ. В HRlink у пользователей доступ сразу к двум удостоверяющим центрам России.
4. Подписать документы.

Этот метод подходит для пользователей, которые не хотят загружать программы на свой компьютер и предпочитают работать через браузер. Пользователям HRlink доступны все категории ЭП, установленные 63-ФЗ: УКЭП, УНЭП (выдается без бумаг), УНЭП ЕСИА (Госключ), ПЭП, учетка на Госуслугах.

Какие еще есть сервисы и в чем их особенности:

• Sign.Me помогает выпустить и использовать квалифицированную ЭП.
• Мобильная электронная подпись (МЭП) от оператора связи «МегаФон». Работа с ЭП осуществляется через сим-карту и пин-код, подтверждающий действия.
• Legium — отечественный сервис для работы с неквалифицированной ЭП.

Отдельное ПО позволяет подписать документы самых разных форматов, соблюсти требования контролирующих органов или установить особые настройки. Из популярных программ сейчас известны: ViPNet PKI Client, «КриптоАРМ», Foxit PhantomPDF и другие. Большинство — платные.

Как работать в «КриптоАРМ»:

1. Запустить программу и перейти в «Документы».

Если два предыдущих варианта не подходят, есть еще одно решение — плагины. Это небольшие дополнения, которые добавляют новые функции и/или расширяют возможности другой программы. В нашем случае они позволяют подписать документ, который вы составили самостоятельно или получили по email, в мессенджере или через КЭДО.

Для подписания документов Word и Excel нужно установить «КриптоПро Office Signature».

Этот плагин необходим, поскольку стандартная функция «Подписать документ» в Microsoft Office не поддерживает российские криптоалгоритмы. Программный модуль будет бесплатным в течение пробного периода.

Как подписать документы:

1. В главном меню файла перейти в «Сервис» → «Параметры».
2. Во вкладке «Безопасность» выберите «Цифровые подписи».
3. Далее отметьте нужный сертификат ЭП из установленных на вашем компьютере.
4. Создайте ЭП: нажмите «Подписать» и введите пароль.

Имейте в виду:

• Алгоритм подписания будет отличаться, если пользуетесь устаревшей версией Word.
• Результат проверки подписи может оказаться некорректным, если создавать ЭП в одной версии Word, а проверять — в другой.

Чаще всего с PDF работают в программах Adobe: Acrobat, Reader, LiveCycle ES.
Для этого существует специальный модуль — «КриптоПро PDF», доступный в составе Adobe Reader.

«КриптоПро PDF» позволяет создавать и проверять ЭП. Далее подробно расскажем, как его подготовить и использовать.

В первую очередь требуется заполучить на компьютер все компоненты. Для этого нужно:

1. Установить Adobe Acrobat Reader DC или Adobe Acrobat Pro (есть на официальном сайте Adobe).

2.Загрузить модуль «КриптоПро PDF» (активная ссылка внизу страницы на сайте разработчика, там же есть инструкции).

После установки рекомендуется перезагрузить ПК. Далее Acrobat Reader DC нужно отрегулировать в три шага:

Шаг 1. Запустить программу. Через меню перейти в «Редактирование» → «Установки».

Шаг 2. В «Установках» нажмите кнопку «Подписи». Перейдите в «Подробнее» (пункт «Создание и оформление» с правой стороны окна).

Шаг 3. Изучите открывшееся окно. В пункте «Метод подписания по умолчанию» выставите «КриптоПро PDF».

Шаг 3.1. При необходимости выберите формат подписи по умолчанию. Для этого в нижнем блоке «Оформления» необходимо нажать кнопку «Создать». В открывшемся окне укажите нужные элементы и их расположение. Нажмите «ОК» в обоих окнах.

60% россиян хотели бы трудиться для дополнительного дохода дистанционно. Это значит, что для взаимодействия всех сторон нужны эффективные инструменты работы с документами.
Чтобы все было корректно, важно овладеть технологиями, в том числе электронной подписью. Сотруднику компании это позволит не идти к сисадминам, чтобы заверить визой акт для подрядчика. А исполнителю не придется читать длинные инструкции, чтобы поработать с компанией из другого города.