отдел продаж:
+7 812 467 48 81
sales@hr-link.ru
тех. поддержка:
+7 800 333 63 89
help@hr-link.ru

отдел продаж: +7 800 350 70 65
тех. поддержка: +7 800 333 63 89
info@hr-link.ru

отдел продаж +7 800 350 70 65тех. поддержка: +7 800 333 63 89 info@hr-link.ru

База знаний

Опубликовано 05.08

Как оформлять договоры, акты и чеки с самозанятыми без проблем для бизнеса

Автор статьи

Валентина Лищенко

Эксперты

Гапиз Гапизов

главный бухгалтер HRlink

кадровый специалист HRlink

Нина Владимирова

Бизнесу выгодно работать с самозанятыми. Это дает возможность не брать человека в штат, экономить на страховых взносах, но в то же время оперативно решать вопросы. И при таком сотрудничестве не всегда требуется оформлять договор, что может заметно сэкономить время.

Однако документы позволяют защитить интересы сторон. Они служат подтверждением факта оказания услуг, являются основанием для расчетов, помогают доказать правоту в спорах. Кроме того, процесс взаимодействия бизнеса и фрилансера становится более прозрачным.

Рассказываем, как правильно составлять договоры, оформлять акты выполненных работ и оказанных услуг для самозанятых.

Правила сотрудничества с самозанятыми

Компания не всегда должна заключать письменный договор с внештатником. Например, если позвали мастера отремонтировать посудомоечную машину или заказали пиццу на корпоратив. В прочих случаях сотрудничество с самозанятым следует начать с заключения договора гражданско-правового характера (ГПХ).

Письменный документ не требуется, если услугу оказывают немедленно. Заказчик выплачивает вознаграждение, а самозанятый на эту сумму выдает чек. Это и подтверждает факт сделки (письмо ФНС от 20.02.2019 № СД-4-3/2899@).

Нина Владимирова

Контракт позволяет сделать процесс сотрудничества прозрачным. Это особенно важно, если речь идет про неоднократное взаимодействие. Письменный договор:

устанавливает условия сделки (стоимость работ/товаров, сроки, гарантии и так далее);
сводит к минимуму споры благодаря прописанным правам и обязанностям;
разъясняет вопросы налогов и финансов;
помогает бизнесу защитить интеллектуальную собственность (например, если прописать запрет на передачу информации третьим лицам).

Какой договор можно заключить с самозанятым?

Сотрудничать с плательщиком НПД можно по договору ГПХ. Такой формат не предполагает трудовых отношений между исполнителем и заказчиком.

Договор ГПХ с самозанятым заключают на определенный срок. Это удобно, когда компания обращается к исполнителю регулярно. Например, если заказывает дизайнерам картинки для соцсетей раз в месяц или нанимает внештатного SMM-специалиста.

Четко установленной формы договора с самозанятыми нет. Деньги исполнитель получает по акту выполненных работ: сколько верстальщик оформил страниц газеты, за такой объем и получит оплату.

Существует несколько видов контрактов ГПХ. С самозанятыми обычно заключают договоры возмездного оказания услуг, подряда и авторского заказа. Разберемся, чем они отличаются и в каких случаях будут более уместны.

Подряда

Выполняет задание.

Материальный: починка сантехники, разработка сайта, создание инфографики.

С сантехниками, электриками, копирайтерами, дизайнерами, разработчиками и т.д.

Оказания услуг

Оказывает услуги.

Нематериальный: охрана офиса, консультирование клиентов.

С репетиторами, консультантами, маркетологами, ивент-менеджерами и другими.

Авторского заказа

Создает произведение.

Уникальный: научная статья, рукопись, картина.

С художниками, фотографами, композиторами, редакторами и др.

Вполне возможен и «микс» — когда в документе используют элементы сразу нескольких договоров. Например, если самозанятый рабочий установил кондиционер, а затем год будет обслуживать технику, используют элементы договоров подряда и оказания услуг. Или компания заказала разработчику создание сайта и предполагает, что на следующий год он возьмет его на поддержку.

Мы в HRlink чаще всего заключаем договоры подряда или возмездного оказания услуг. Это обусловлено потребностями компании. То есть мы поручаем внештатным работникам написать тексты для сайта, что-то отремонтировать в офисе и так далее.

Нина Владимирова

Новости мира HR, тренды и мемы — в Telegram HRlink

Как правильно оформить договор с самозанятым в 2024 году

Прежде чем обсуждать заключение договора, уточните, не работал ли фрилансер в вашей компании в последние два года официально. Если перед вами бывший сотрудник, уволившийся менее двух лет назад, работать с ним как с самозанятым нельзя.

Делимся инструкцией, которая поможет сотрудничать с плательщиком НПД по договору ГПХ.

Уточнить статус

Узнайте, состоит ли фрилансер на учете как самозанятый. Это можно сделать в пару шагов на сайте ФНС. Понадобится ввести ИНН внештатника и указать дату, на которую вы намерены уточнить статус. Например, на день, когда договорились встретиться с подрядчиком.

Если человек является плательщиком НПД, сервис это покажет. В таком случае можно заключать договор ГПХ. Кроме того, это доказывает, что чеки от самозанятого доставляются в налоговую, и компания сможет учесть затраты в расходах.

Но может оказаться так, что фрилансер не состоит на учете как самозанятый. Например, потерял статус, превысив лимит по заработку.

Запросить документы

Для оформления договора понадобится ряд документов от самозанятого. Запросите у фрилансера:

копии паспорта и ИНН;
скриншот о статусе плательщика НПД (на момент составления договора) с сайта ФНС или из приложения «Мой налог»;
банковские реквизиты для оплаты;
контакты — номер телефона, email.

Составить текст договора

Строгой формы договора нет. Однако стоит придерживаться общих правил составления документов и нюансов, которые помогут защитить интересы компании и самозанятого. Рассказываем подробнее, как и что рекомендуется писать.

Шапка договора

Исполнитель, заказчик

Укажите данные обеих сторон, пропишите статус исполнителя — плательщика НПД.

Тело документа

Предмет договора

Пропишите нюансы: что нужно выполнить фрилансеру и в какой срок. Укажите, что это проектная работа, нацеленная на конкретный результат.

Тело документа

Права и обязанности сторон

Важно прописать, что исполнитель будет оказывать услуги сам. Уточните, как он будет отчитываться. Если речь про поэтапную работу, пропишите дедлайны.

Тело документа

Порядок расчетов

Укажите, как, когда и сколько заплатите. Не лишним будет прописать обязанность самозанятого передать чеки в определенный срок (например, в течение двух дней после получения оплаты).

Тело документа

Ответственность сторон

Пропишите, что последует за невыполнением обязанностей. Например, если человек утратил статус самозанятости и не предупредил об этом, то будет обязан возместить компании убытки.

Налоговые проверяют, чтобы компании не скрывали трудовые отношения. Поэтому нужно избегать формулировок, которые укажут на их наличие. Не стоит писать следующие слова и выражения:

«работодатель» и «работник»;
функции и должность исполнителя;
график работ;
подконтрольность штатному сотруднику;
обеспечение самозанятого материалами и оборудованием;
оплата дважды в месяц (например, 15 и 30 числа);
социальные, трудовые гарантии;
материальная ответственность.

Есть официальный документ, в котором оговорены все риски. Это разъяснения от ФНС. В них, например, указано, что дата выплат самозанятому не должна совпадать с выплатой зарплат в компании, не должна быть регулярной и на одну сумму. Еще важный момент — в договоре должна быть прописана конкретная услуга без указания часов или других признаков трудового договора.

Гапиз Гапизов

Образец договора с самозанятыми вы найдете в конце статьи.

Закрывающие документы

Бизнесу нужно подтверждать сделки документально, в том числе с самозанятыми. В качестве закрывающих документов выступают:

чек, акт выполненных работ или оказанных услуг (обязательные документы);
счет на оплату (оформляют по желанию).

Исполнитель самостоятельно оформляет чек и передает его заказчику после того, как получил оплату. Если ему заплатили наличными, то он должен сформировать и направить документ представителю компании сразу. Если оплату перевели на счет в банке, то на формирование и отправку чека есть 9 дней.

Стоит оперативно запрашивать у подрядчиков чек. Мы сталкиваемся с тем, что исполнители упускают этот момент из виду

Гапиз Гапизов

Нюансы, касающиеся акта, рассмотрим ниже.

Акт выполненных работ самозанятого: образец

Акт — обязательный документ. Он помогает:

подтвердить, что фрилансер выполнил свою часть сделки в полном объеме;
сформулировать основание для расчета с внештатником;
сделать сотрудничество прозрачным;
доказать, что отношения — не трудовые;
учесть расходы для бухгалтерии в конкретном периоде и налоговой (чтобы уменьшать налогооблагаемую базу и т.д.);
зафиксировать разногласия или отсутствие нареканий.

При оформлении важно подробно описать услуги, их содержание и объем. Если есть претензии, их тоже лучше зафиксировать в документе. Если самозанятый сдает работу в несколько «заходов», акты понадобятся на каждом этапе.

Как подписать акт

Первым подпись ставит тот, кто составлял документ. Как стороны могут подписать акт:

собственноручно на бумаге. Два экземпляра (по одному каждой стороне) составляют от руки или на компьютере. Оба документа должны подписать и исполнитель, и заказчик. Это можно сделать лично в офисе компании или, например, отправить бумаги через почту и курьеров;
на бумаге, но удаленно. Компания может направить исполнителю подписанный и отсканированный документ по email. В таком случае важно, чтобы на акте прописали, что документ имеет юридическую силу для обеих сторон, и адреса электронной почты. Это не самый безопасный способ, так как документ может попасть в руки злоумышленников из-за взлома;
электронно. Стороны могут подписать документы удаленно в КЭДО. Это особенно удобно, если фрилансер работает из-за границы. Для этого компании нужно будет взять у исполнителя согласие на обработку персональных данных и на применение УНЭП, а также заключить соглашение, где и какими ЭП они будут подписывать документы.

Образцы документов

Договор с самозанятым: образец
Акт об оказании услуг с самозанятым: образец

Записаться

Есть, что спросить? Наш менеджер готов ответить на все!

Запишитесь на бесплатную консультацию