Внедрение КЭДО
на 900 сотрудников
за 1 месяц: опыт hh.ru

hh.ru — ведущая онлайн-платформа по подбору персонала в России и странах СНГ.

Более 25 млн человек — средняя ежемесячная аудитория сайта компании в 2022 году. Каждый месяц на hh.ru появляется более полумиллиона вакансий, а технологии для работы с персоналом насчитывают более 30 позиций.

• 3 юридических лица.
  
• 14 обособленных подразделений.
  
• 1300 сотрудников.
  
• Около 50% коллектива работает удаленно, остальные — на гибридном формате.
  

Ещё до внедрения КЭДО, в 2019 году, hh.ru перевели в электронный вид весь документооборот с контрагентами. Такой способ показал свою эффективность. Поэтому в компании начали задумываться о кадровом ЭДО. В тот момент как раз стартовал эксперимент Министерства труда по электронному документообороту, и hh.ru планировали принять в нем участие. Но пандемия внесла свои изменения, и переход на КЭДО пришлось отложить.

Осенью 2021 года hh.ru смогли приступить к поиску подходящего решения. Компания
постоянно внедряет инновации и делают ставку на технологии. А в пандемию стало понятно, что строить процессы как раньше уже не получится. Поэтому начали искать возможности автоматизации с минимальными трудозатратами.

У hh.ru несколько филиалов, а отдел КДП — только в Москве. В компании хотели упростить работу с документами для всех отделов и построить прозрачные, понятные и контролируемые процессы.

Цели при переходе на КЭДО:

• автоматизировать очередной процесс в компании;
  
• повысить скорость и эффективность кадровых операций;
  
• упростить работу с документами рядовым сотрудникам, отделу кадров и руководству;
  
• реализовать проект с минимальными затратами на IT, разработку и внедрение;
  
• интегрировать новое решение с другими технологиями.
  

У hh.ru было несколько требований к поставщику решения для КЭДО:

• выгодная цена, которая бы включала неограниченный выпуск УНЭП, интеграцию и внедрение;
  
• понятный интерфейс;
  
• техническая и экспертная поддержка на стороне вендора;
  
• модуль интеграции с учетной системой 1С;
  
• размещение On-Premise и поддержка технологии SSO;
  
• сопровождение на каждом этапе.

Изучив различные решения на рынке, hh.ru остановили выбор на решении от HRlink.

Процесс перехода на кадровый электронный документооборот начался осенью 2021 года и разделился на несколько этапов.

1. Вначале hh.ru разработали необходимые локально-нормативные акты по готовым шаблонам от команды HRlink.

2. Затем на КЭДО перевели тестовую группу сотрудников. За две недели они проверили работу платформы на себе и в компании убедились в ее эффективности.

3. После hh.ru провели встречу в формате Q&A с HRlink и своей командой. На ней можно было задать любые вопросы представителям вендора.

4. За первый месяц 2022 года к КЭДО подключились все сотрудники hh.ru. На тот момент это около 900 человек.

5. После hh.ru настроили кастомные печатные формы в 1С, чтобы перевести в КЭДО все документы.

В 2022 году hh.ru тестировали в КЭДО всего 2 вида документов — приказы на отпуск и на командировку. А в 2023 году расширили список документов с 2 до 30.

• Руководители и сотрудники избавились от бумажной рутины.
  
• Затраты на КДП сократились.
  
• hh.ru вносят свой вклад в заботу об экологии.
  
• Все кадровые документы теперь онлайн, взаимодействие с филиалами и дистанционными сотрудниками упростилось.
  
• Подписание кадровых документов значительно ускорилось, контролировать КДП стало легко.
  
• Специалисты отдела КДП больше не «тонут»‎ в бумажных документах и не волнуются перед проверкой.