Нейросети, модули приема, КЭДО: как автоматизировать рутинные процессы рекрутеров

Основная задача рекрутеров — подбирать квалифицированных специалистов на открытые должности в компании. Качественный поиск персонала важен для бизнеса, особенно в нынешних условиях дефицита кадров. Как устроен процесс найма, с какими трудностями сталкиваются рекрутеры в процессе работы и как новые технологии помогают их решать — читайте в статье.

Процесс рекрутмента состоит из семи взаимосвязанных шагов. Остановимся на каждом из них.

1. Появление потребности в найме.

У компании может быть целый ряд причин, чтобы начать поиск нового сотрудника. Возможно, штат нужно расширить из-за быстрого роста бизнеса. Или же просто заменить того, кто недавно уволился или получил повышение.

2. Составление объявления для вакансии.

После определения потребности в новом работнике, нужно оперативно написать и опубликовать объявление о вакансии. Ещё на этом этапе важно определиться со стартовой зарплатой, которую компания готова платить успешному кандидату. Включать или не включать эту сумму в текст вакансии — каждый решает сам. Но мир определенно движется к большей прозрачности в этом вопросе.

3. Публикация вакансии и старт поиска.

Начинать поиск кандидатов стоит изнутри компании. Если действующий сотрудник подойдёт на новую должность, его можно перевести или повысить. Соискатели за пределами компании обычно откликаются на объявления о вакансии на специализированных сайтах. Для лучших результатов рекрутеры могут взять процесс в свои руки и искать кандидатов самостоятельно.

4. Изучение откликнувшихся кандидатов.

Простой просмотр резюме соискателей выявит тех, кто вообще не подходит под запросы компании. Изучив сопроводительные письма, можно отсеять ещё часть кандидатов. Чтобы ускорить отбор, рекрутеры могут ориентироваться на список минимальных требований, касающихся навыков, опыта и образования кандидатов.

5. Проведение интервью.

Это быстрый, простой и удобный способ оценить кандидатов и их возможности. В процессе телефонного или видеоинтервью рекрутерам необходимо сопоставить данные кандидата со знаниями, навыками и опытом, упомянутыми в объявлении о вакансии. Также интервью — первая возможность для компании произвести впечатление на потенциального сотрудника.

6. Финальное решение и отправка оффера.

Это предпоследний этап процесса подбора персонала. После интервью необходимо выбрать лучшего кандидата из всех и как можно быстрее отправить ему предложение о работе. Нельзя быть уверенными на 100%, что кандидат примет его. Поэтому важно иметь запасной вариант на случай отказа от оффера.

7. Заключение контракта с новым сотрудником.

Даже если кандидат принял предложение о работе, он пока не является полноценным сотрудником компании. Это происходит только после того, как организация подпишет с ним трудовой договор. Он необходим для юридической защиты как работника, так и работодателя.

В идеале рекрутеры должны легко проходить все эти этапы и оперативно находить подходящих кандидатов. Но на практике в процессе найма, как и в любом другой работе, могут возникать трудности.

Найм персонала — необходимость для любой организации. Однако в процессе отбора, собеседований и оформления сотрудников рекрутеры сталкиваются с различными трудностями.

Поиск отнимает все ресурсы

Со стороны может показаться, то рекрутеры завалены резюме только подходящих кандидатов и быстро закрывают все вакансии. На самом деле процесс поиска может растягиваться на недели и месяцы. Просмотр профилей LinkedIn и резюме, отслеживание запросов на специализированных сайтах — всё это отнимает много времени.

При этом поиск кандидатов на руководящие позиции требует больше усилий. Нужно время, чтобы выстроить взаимоотношения до отправки оффера. А иногда компании ищут работников редких специальностей, которых мало на рынке.

Кандидаты отказываются от офферов

Одной из распространенных проблем в процессе подбора персонала является то, что кандидат может отказаться от предложения о работе после того, как компания уже вложила время и усилия в процесс отбора. Иногда это происходит по независящим от работодателя причин. Например, соискатель откликался на вакансию, чтобы проверить свои силы. Или личные обстоятельства кандидата изменились, и теперь он не может приступить к работе.

Отказ от оффера может произойти и по вине компании. Кандидата может отпугнуть слишком долгий процесс найма. Если менеджеры отвечают редко, а подписание документов занимает недели, соискатель может отказаться от работы.

Оформление документов занимает много времени

После того как подходящий кандидат на вакансию наконец найден, начинается процесс его оформления в штат. Новому сотруднику необходимо собрать пакет документов и предоставить его работодателю. После этого компания составляет текст трудового договора, который должны подписать обе стороны.

Раньше процесс оформления на работу осложнялся тем, что у кандидатов могло не быть необходимых документов. Сегодня же многие компании берут сотрудников на полностью удалённый формат работы, поэтому обмениваться бумагами стало ещё сложнее, чем раньше.

Искусственный интеллект (ИИ)

Набор персонала — трудоемкий процесс, который отнимает много времени. Но сегодня развитие искусственного интеллекта позволяет упростить многие из этих задач, экономя ресурсы менеджеров по найму. Решения на основе ИИ могут помочь в поиске и отборе кандидатов, анализе резюме и заявлений о приеме на работу, проведении оценки перед заключением договора и даже прогнозировании успеха кандидата и его соответствия корпоративной культуре компании.

С помощью технологий искусственного интеллекта отделы по подбору персонала могут выполнять свою работу более эффективно. ИИ освобождает время на более детальное изучение каждого кандидата, что позволяет выбирать лучших сотрудников.

Сервисы кадрового электронного документооборота (КЭДО)

Что происходит после того, как кандидат принял оффер? Как правило новая компания даёт сотруднику две недели, чтобы закончить все рабочие и личные дела. За это время он должен подготовить пакет необходимых документов, а организация — составить текст трудового договора. При этом по закону ничто не мешает новому сотруднику отказаться от оффера в эти две недели. Если это происходит, компания теряет драгоценное время и вынуждена возобновить поиск.

Решения для кадрового электронного документооборота помогают снизить количество отказов от уже принятых офферов. С их помощью компания может ознакомить соискателя с необходимыми документами еще до его выхода на работу. Внутренние регламенты, трудовой договор и локально-нормативные акты — всё это можно отправить новому сотруднику через КЭДО. Так рекрутерам не придётся переживать, выйдет ли кандидат на работу через две недели. А сотрудник почувствует себя увереннее и успеет задать возникшие вопросы.

Модули приёма

Оформление успешного кандидата в штат — трудоёмкий процесс. Нужно получить от него оригиналы или сканы необходимых документов, составить трудовой договор и проверить правильность данных. На такую бумажную работу уходит много времени, которое рекрутеры могли бы потратить с пользой. А ошибки из-за человеческого фактора случаются чаще, чем кажется.

Автоматизировать этот процесс помогают специальные модули для приёма кандидатов на работу. Они автоматически распознают сканы и вносят данные в карточку сотрудника в учетной системе. В них можно создавать шаблоны для запроса документов у кандидатов в зависимости от должности. А также отслеживать актуальные статусы в одном окне и в реальном времени.

Модуль приема кандидатов Start Link позволяет оформлять сотрудников за 15 минут в день принятия оффера без бумаг и личных встреч. Он на 100% соответствует требованиям законодательства и снижает риск получить штраф до 0%. Узнайте больше о преимуществах Start Link на персональной консультации!