Как доказать,
что конкретный сотрудник поставил подпись в системе КЭДО

Частый вопрос, который возникает при переходе на КЭДО — как доказать при возникновении трудового спора, что конкретный сотрудник получил документ, ознакомился с ним и поставил электронную подпись? То есть что именно компания сможет предоставить в суде в качестве доказательства.

В статье расскажем, какие нормативные акты делают работу на платформе для КЭДО абсолютно легитимной. И объясним, как компания может доказать суду, что работник лично принимал участие в кадровом электронном документообороте.

Согласно № 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ», компании имеют право создавать, подписывать, использовать и хранить кадровые документы в цифровом виде. Новые статьи 22.1 и 22.3 Трудового Кодекса содержат разъяснения об ЭДО в сфере трудовых отношений, о порядке его проведения и правилах взаимодействии работодателя и работника.

Чтобы обмениваться кадровыми документами в системе КЭДО, необходима электронная подпись (ЭП). Это аналог рукописной подписи, который придаёт цифровым документам такую же юридическую значимость, как у бумажных. Положения об ЭП содержатся в Федеральном законе №63-ФЗ от 06.04.2011.

Подробнее о том, как работают электронные подписи и каких видов они бывают читайте здесь.

Перед внедрением КЭДО компании необходимо выполнить следующие шаги. Это сделает переход юридически значимым.

Шаг 1. Уведомить и получить письменное согласие сотрудников (ст. 22.2 ТК РФ, ст. 22.3 ТК РФ). Исключение составляют работники, не имеющие трудового стажа до 31.12.2021 года. Они могут такое согласие не подписывать.

Шаг 2. Составить локальный нормативный акт (ЛНА), который будет содержать информацию о правилах обмена документами в рамках КЭДО (ст. 22.3 ТК РФ).

При этом важно учитывать несколько условий.

• Обмен осуществляется документами, которые не требуют подписания. То есть имеют уведомительный характер, как правило не требующий ознакомления под роспись.

• Работодателю необходимо принять соответствующий ЛНА, в котором укажет условия обмена документами в email-сообщениях, мессенджерах и через корпоративные порталы. В нём необходимо перечислить их типы и основные правила.

• В Трудовом договоре должна быть закреплена почта или логин, с которого будет производиться обмен электронными сообщениями. А также каналы связи, с которых сотруднику могут поступать те или иные уведомления или задачи.

Например, согласно Апелляционному определению Нижегородского областного суда от 01.08.2017 по делу No 33–8836/2017 сотрудник не обязан отвечать на письмо бухгалтера с вопросом «Почему не ходите на работу?».

• Если работник «молчит», суд может признать факт того, что работодатель совершил недостаточно действий для его уведомления. Для важных сообщений нужно использовать одновременно все доступные каналы связи (электронную почту, СМС, мессенджеры).
  

Если компания перешла на КЭДО, соблюдая все требования законодательства, она может легко доказать в суде, что сотрудник лично участвовал в кадровом электронном документообороте.

Важно: доказывать подписание документа придётся, только если кто‐то реально будет его оспаривать.

Разберём, какие шаги необходимо предпринять, если у компании всё же возник подобный трудовой спор с сотрудником.

Шаг 1. Удостовериться, что работник поставил подпись на всех необходимых документах для перехода на КЭДО. Об условиях юридически значимого перехода на КЭДО мы говорили выше.

Шаг 2. Скачать из сервиса КЭДО необходимый документ и файлы электронной подписи. Ещё суд может потребовать скриншоты из системы, заверенные у нотариуса.

Шаг 3. Запросить у поставщика решения для КЭДО лог-файлы*, которые могут подтвердить работу конкретного сотрудника на платформе.

Лог-файл* — данные о действиях человека в системе. С его помощью можно доказать, что работник был зарегистрирован на платформе и узнать хронологию событий. Лог-файлы решений, которые принадлежат третьим лицам, не заинтересованным в исходе процесса, в частности Оператору КЭДО, считаются надёжным аргументом в суде в части подтверждения действий стороны. В суд необходимо предоставить выгрузку лог-файлов и подписью владельца сервиса КЭДО.

Шаг 4. Заказать проверку ЭП в документе. Результат представить в суд. Это поможет доказать, что документ подписан именно владельцем электронной подписи и что в документ не вносили изменения.

Компания может доказать в суде действия сотрудника в системе КЭДО. Для этого важно учесть все юридические формальности при переходе на электронные документы. А также знать, какие именно доказательства можно предоставить в качестве аргумента в суде.

Поможем разобраться в нюансах кадрового ЭДО и подготовим вашу компанию переходу на электронные документы. Узнайте больше на индивидуальной консультации.