Согласие на КЭДО: обязательно ли оно и когда его нужно брать

Опубликован: 29 марта 2023
Чтение: 15 минут
Подписаться на рассылку
Полезные материалы про цифровую HR-трансформацию и КЭДО
Автор статьи
София Гаитбаева
Редактор в HRlink
Вы решились переходить на КЭДО, а значит, нужно вникнуть во все аспекты этого процесса — не только технические, но и правовые. Один из вопросов, связанных с законодательной базой, касается согласия на КЭДО от сотрудников. Обязательно ли оно или можно перевести все документы сотрудника в цифру автоматически? В какой форме дается согласие на КЭДО? Расскажем в статье.
Обязательно ли брать согласие на КЭДО
Согласно статье 22.2 ТК РФ, все сотрудники, которые переходят на кадровый электронный документооборот, должны делать это добровольно. А значит, потребуется подтвердить это официальным согласием.

Принудительно переводить сотрудников на КЭДО или делать это, не уведомляя работников, не допускается. Сотрудник имеет право отказаться от перехода и не давать согласие на КЭДО. В этом случае работодатель обязан предоставить сотруднику возможность вести все документы в письменном виде, даже если это будет единственный работник из всего штата.

Однако есть исключительные случаи, когда брать согласие не нужно. Поговорим о них ниже.
Подписаться на рассылку наших новостей
В каких случаях согласие на КЭДО не нужно
Отдельные категории сотрудников можно перевести на КЭДО без согласия.
Это сотрудники, поступившие на работу в компанию не ранее 31 декабря 2021 года и на этот момент не имевшие трудового стажа. В этом случае согласие на КЭДО не требуется.
Полезные материалы про HR и КЭДО
Telegram
Рассылка
Как выглядит процесс перехода на КЭДО
Чтобы переход на КЭДО был легитимным, работодателю нужно совершить следующие действия.
Выбрать КЭДО-платформу
Законодательство не предусматривает возможность обмениваться по электронной почте или через мессенджеры, этот процесс не может называться кадровым электронным документооборотом. Поэтому нужно выбрать специальный сервис, через который можно обмениваться кадровыми документами и подписывать их.

Проанализируйте предложения на рынке и изучите возможности каждого сервиса. Составьте список критериев, которые соответствуют вашим потребностям, и проверяйте по ним каждый КЭДО-сервис.

Так, наши клиенты выбрали HRlink по следующим параметрам:
  • 1
    Удобный и интуитивно понятный интерфейс.
  • 2
    Большой опыт работы с клиентами из разных сфер.
  • 3
    Гибкость и готовность внедрять доработки под потребности клиента.
  • 4
    Отсутствие скрытых платежей.
  • 5
    Широкие возможности для интеграций благодаря открытому API.
  • 6
    Использование минимум трёх типов электронной подписи: УКЭП, УНЭП, ПЭП.
  • 7
    Подписание с разных устройств: компьютера, смартфона, планшета.
Запишитесь на бесплатный онлайн-воркшоп
Узнайте как HRlink поможет именно вашему бизнесу
Подготовить для всех электронные подписи
Все сотрудники, кадровые специалисты и руководители должны быть обеспечены электронными подписями. Согласно 63-ФЗ «Об электронной подписи», можно использовать три вида подписей:

  • УКЭП — усиленная квалифицированная подпись. Её обычно использует кадровый специалист и работодатель, для всех сотрудников оформлять такую подпись не обязательно. Получение платное через удостоверяющий центр.

  • УНЭП — усиленная неквалифицированная подпись. Она подойдёт всем остальным сотрудникам. Получение тоже платное, но идентификацию личности можно пройти онлайн без похода в удостоверяющий центр.

  • ПЭП — простая электронная подпись. Также подойдёт для линейных сотрудников, в отличие от предыдущих эта подпись бесплатная, идентификация личности не требуется. Но с ПЭП могут возникнуть сложности, если нужно доказать факт подписания, так как она не оставляет цифровой след.
Подготовить локальную нормативную документацию для КЭДО
Эта необходимость обусловлена законодательством, а именно — ч. 2 ст. 22.2 ТК РФ. Какая информация должна входить в локальный нормативный акт:

  • Сроки уведомления сотрудников.

  • Список документов, которые вы хотите вести электронно.

  • Перечень работников, переводящих документы в цифру и давших на это согласие.

  • Даты перехода.

  • Перечень документов, дублирующихся на реальном носителе.

  • Информация о выбранной платформе.
Уведомить сотрудников
Прежде чем требовать согласие на КЭДО, нужно сообщить сотрудникам о планируемом переходе и его сроках. Назначьте встречи и сообщите, что такое КЭДО, почему вы решили на него перейти, когда это будет происходить и что требуется от работников.
Получить согласие на КЭДО
Далее нужно собрать добровольные согласия сотрудников в письменном виде.
При этом нужно получить оригинал согласия, поскольку скан или фотография не являются подлинным документом. Также согласием не считается устная договоренность или переписка — подходит только письменная форма.
Почему сотрудники не дают согласие на КЭДО и что с этим делать
Не стоит думать, что все сразу согласятся переходить в онлайн. Особенно если эта новость обрушится внезапно, как снег на голову. Почему работники могут отказаться от КЭДО:

  • Не хотят менять привычные процессы и шаблоны поведения.

  • Боятся за безопасность данных.

  • Не имеют времени и желания разбираться с новым инструментом.

  • Видят в переходе на КЭДО очередную техническую сложность, которая не упростит работу, а лишь добавит проблем.

  • Воспринимают КЭДО как обязаловку и прихоть руководства, противятся решению, которое с ними не согласовали.

  • Не уверены в законности КЭДО.

Это лишь некоторые причины. Чтобы проект по КЭДО был успешным, нужна высокая вовлеченность сотрудников. Если же больше половины работников откажутся от цифровизации, эффект от перехода будет смазанным. Возможно, нагрузки и рутины в КДП станет еще больше: придется дублировать на бумаге большую часть документов, синхронизировать данные о подписавших через КЭДО-сервис и на реальном носителе и т. д. Снижение расходов тоже останется под вопросом, так как вы будете платить за лицензию на КЭДО-платформу, но продолжите тратиться на бумагу, печать, почту и архив для тех, кто отказался от КЭДО.

  • Чтобы мотивировать сотрудников переходить на КЭДО, необходимо:

  • Рассказать о выгодах и преимуществах КЭДО для каждой категории сотрудников

  • Узнать о страхах работников и отработать их возражения.

  • Провести обучение: как теоретическое, так и практическое, чтобы каждый мог сам протестировать сервис и убедиться в его удобстве.

  • Сформировать группу амбассадоров — наиболее социально активных сотрудников, которые уже имеют опыт работы с КЭДО и смогут рассказать об этом коллегам.
Резюме
Невозможно автоматизировать процессы КДП, не получив согласие на КЭДО от сотрудников.
Есть исключения — те, кто поступил на работу после 31 декабря 2021 года и не имел на этот момент трудового стажа. У всех остальных нужно запрашивать согласие на КЭДО в письменном виде.
Сотрудник может отказаться переходить в онлайн, тогда работодатель обязан обеспечить возможность вести документы на бумаге.
Далеко не все сотрудники захотят сразу переходить на КЭДО, у них могут быть страхи и возражения. Задача работодателя — предоставить полную информацию о том, что это за инструмент, чем он полезен, провести обучение и практические воркшопы, а также заручиться поддержкой сотрудников, которые уже работали с КЭДО и могут рассказать коллегам о его преимуществах.
Запись на бесплатную консультацию
Мы свяжемся с вами в рабочее время, чтобы назначить встречу
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c Политикой конфиденциальности
Ещё в нашем блоге