Согласие на КЭДО: обязательно ли оно и когда его нужно брать

Согласно статье 22.2 ТК РФ, все сотрудники, которые переходят на кадровый электронный документооборот, должны делать это добровольно. А значит, потребуется подтвердить это официальным согласием.

Принудительно переводить сотрудников на КЭДО или делать это, не уведомляя работников, не допускается. Сотрудник имеет право отказаться от перехода и не давать согласие на КЭДО. В этом случае работодатель обязан предоставить сотруднику возможность вести все документы в письменном виде, даже если это будет единственный работник из всего штата.

Однако есть исключительные случаи, когда брать согласие не нужно. Поговорим о них ниже.

Отдельные категории сотрудников можно перевести на КЭДО без согласия.

Чтобы переход на КЭДО был легитимным, работодателю нужно совершить следующие действия.

Законодательство не предусматривает возможность обмениваться по электронной почте или через мессенджеры, этот процесс не может называться кадровым электронным документооборотом. Поэтому нужно выбрать специальный сервис, через который можно обмениваться кадровыми документами и подписывать их.

Проанализируйте предложения на рынке и изучите возможности каждого сервиса. Составьте список критериев, которые соответствуют вашим потребностям, и проверяйте по ним каждый КЭДО-сервис.

Так, наши клиенты выбрали HRlink по следующим параметрам:

Все сотрудники, кадровые специалисты и руководители должны быть обеспечены электронными подписями. Согласно 63-ФЗ «Об электронной подписи», можно использовать три вида подписей:

• УКЭП — усиленная квалифицированная подпись. Её обычно использует кадровый специалист и работодатель, для всех сотрудников оформлять такую подпись не обязательно. Получение платное через удостоверяющий центр.
  
  
• УНЭП — усиленная неквалифицированная подпись. Она подойдёт всем остальным сотрудникам. Получение тоже платное, но идентификацию личности можно пройти онлайн без похода в удостоверяющий центр.
  
  
• ПЭП — простая электронная подпись. Также подойдёт для линейных сотрудников, в отличие от предыдущих эта подпись бесплатная, идентификация личности не требуется. Но с ПЭП могут возникнуть сложности, если нужно доказать факт подписания, так как она не оставляет цифровой след.
  

Эта необходимость обусловлена законодательством, а именно — ч. 2 ст. 22.2 ТК РФ. Какая информация должна входить в локальный нормативный акт:

• Сроки уведомления сотрудников.
  
  
• Список документов, которые вы хотите вести электронно.
  
  
• Перечень работников, переводящих документы в цифру и давших на это согласие.
  
  
• Даты перехода.
  
  
• Перечень документов, дублирующихся на реальном носителе.
  
  
• Информация о выбранной платформе.
  

Прежде чем требовать согласие на КЭДО, нужно сообщить сотрудникам о планируемом переходе и его сроках. Назначьте встречи и сообщите, что такое КЭДО, почему вы решили на него перейти, когда это будет происходить и что требуется от работников.

Далее нужно собрать добровольные согласия сотрудников в письменном виде.

Не стоит думать, что все сразу согласятся переходить в онлайн. Особенно если эта новость обрушится внезапно, как снег на голову. Почему работники могут отказаться от КЭДО:

• Не хотят менять привычные процессы и шаблоны поведения.
  
  
• Боятся за безопасность данных.
  
  
• Не имеют времени и желания разбираться с новым инструментом.
  
  
• Видят в переходе на КЭДО очередную техническую сложность, которая не упростит работу, а лишь добавит проблем.
  
  
• Воспринимают КЭДО как обязаловку и прихоть руководства, противятся решению, которое с ними не согласовали.
  
  
• Не уверены в законности КЭДО.
  
  

Это лишь некоторые причины. Чтобы проект по КЭДО был успешным, нужна высокая вовлеченность сотрудников. Если же больше половины работников откажутся от цифровизации, эффект от перехода будет смазанным. Возможно, нагрузки и рутины в КДП станет еще больше: придется дублировать на бумаге большую часть документов, синхронизировать данные о подписавших через КЭДО-сервис и на реальном носителе и т. д. Снижение расходов тоже останется под вопросом, так как вы будете платить за лицензию на КЭДО-платформу, но продолжите тратиться на бумагу, печать, почту и архив для тех, кто отказался от КЭДО.

• Чтобы мотивировать сотрудников переходить на КЭДО, необходимо:
  
  
• Рассказать о выгодах и преимуществах КЭДО для каждой категории сотрудников
  
  
• Узнать о страхах работников и отработать их возражения.
  
  
• Провести обучение: как теоретическое, так и практическое, чтобы каждый мог сам протестировать сервис и убедиться в его удобстве.
  
  
• Сформировать группу амбассадоров — наиболее социально активных сотрудников, которые уже имеют опыт работы с КЭДО и смогут рассказать об этом коллегам.