Разница между ЭДО и кадровым ЭДО для бизнеса

Цифровизация внешних и внутренних процессов в российском бизнесе выводит электронный документооборот на новый уровень. Регулярно вносятся изменения в законодательство, регламентирующие ЭДО. Одно из ключевых за последний год — возможность вести работу с сотрудниками через системы электронного документооборота. Так появился кадровый электронный документооборот. В чем принципиальная разница и есть ли она вообще?

ЭДО — электронная система документооборота. Полностью заменяет бумажный документооборот, помогает бизнесу экономить деньги, время сотрудников и благотворно влияет на экологию: объемы бумажных носителей сокращаются в разы.

В пандемию актуальность этого варианта работы с документами достигла пика — ведь свелись к минимуму все личные контакты. Для работы с ЭДО нужно специальное программное обеспечение, причем важно, чтобы оно было установлено у обоих контрагентов.

Главные преимущества ЭДО:

- автоматизируются процессы внешнего документооборота;
- повышается уровень защиты данных;
- сводится к минимуму риск ошибок по причине человеческого фактора;
- скорость документооборота значительно увеличивается;
- компания экономит ресурсы;
- разгружается бухгалтерия.

С момента появления ЭДО, цифровизация процессов документооборота была для бизнеса не обязательной. Сегодня она также не является единственным способом работы с документами, но с каждым годом работающих с ЭДО всё больше. В планах ФНС к концу 2024 года перевести в электронный формат 95% всех передаваемых счет-фактур и 70% накладных. В этой связи количество законодательных инициатив и документов, регламентирующих работу компаний с ЭДО, становится всё больше.

КЭДО — логичное ответвление ЭДО. Расшифровывается как «кадровый электронный документооборот». Это способ формирования, подписания и обмена документами в электронном виде между компаниями и их сотрудниками. Документы также заверяются электронными подписями, а сами системы документооборота обладают высоким уровнем защиты данных, так как имеют доступ к персональным данным сотрудников компаний.

В HRlink один из гарантов безопасности — уникальная архитектура сервиса. Она включает в себя девять микро-сервисов, каждый из которых имеет свою базу данных. Это единое приложение, созданное из набора небольших сервисов, каждое из которых действует независимо друг от друга для конкретных задач и целей.

Благодаря этому данные клиентов изолированы друг от друга и, при необходимости, могут быть легко перенесены на сервер клиента.

Главные преимущества:

- снижается нагрузка на КДП;
- обеспечивается абсолютная конфиденциальность данных при работе с сотрудниками;
- усиливается HR-бренд, так как цифровизация КДП показывает, что компания готова к гибким современным решениям;
- скорость документооборота значительно увеличивается, например, оформление сотрудника займет всего один день вместо недели;
- компания экономит ресурсы, например, «Самокат» благодаря кадровому электронному документообороту с HRlink снизил почтовые расходы на 50%).

Кадровый ЭДО официально появился недавно — в 2021 году. Сейчас он активно развивается и требует четкого регламента и понимания форматов со стороны законодательства.

Итак, у КЭДО и ЭДО много общего: и та и другая система помогает бизнесу ускорять процессы документооборота. Основное отличие заключается в направлении работы. КЭДО решают задачи, связанные с сотрудниками (подпись трудовых регламентов, договоров, заявлений и приказов), ЭДО позволяет максимально эффективно работать с клиентами и партнерами (система помогает отправлять контрагентам товарные накладные, счета, актуальные прайсы и пр.).

Внутренние и внешние системы документооборота призваны облегчить работу компании, ускорить бизнес- и кадровые процессы. С каждым годом количество бумажных носителей сокращается и переход на современное цифровое решение уже сегодня станет для вашего бизнеса серьезным конкурентным преимуществом.