Работа
с внештатниками: типы исполнителей, основные правила
и электронные документы

За последние несколько лет работа с внештатными исполнителями стала нормой. Одни специалисты живут за границей и предпочитают трудиться по договору, другие путешествуют и не ищут постоянную должность. Чтобы сотрудничать с такими исполнителями, компаниям важно знать несколько правил.

В материале расскажем о разнице трудовых и гражданско-правовых отношений, типах внештатников и пользе электронного обмена документами с ними.

Фрилансеры — физические лица, которые оказывают услуги, разово либо на регулярной основе, но с понятным конкретным объемом. У них нет статуса индивидуального предпринимателя, они не платят налог на профессиональный доход. Фрилансеры не оказывают предпринимательские услуги постоянно и базово.

Самозанятые — те физические лица, для которых с 2019 действует специальный налоговый режим «Налог на профессиональный доход». Под ним понимается доход от деятельности, при ведении которой у человека нет работодателя и наёмных работников по трудовым договорам. Для самозанятых в России действуют самые низкие налоговые ставки, 4% для физлиц и 6% для юрлиц.

ИП и организации — третий тип внештатных исполнителей. Работа с такими контрагентами давно описана в законодательстве и обычно не вызывает трудностей.

Самое важное — правильно договориться о деньгах, чтобы все остались довольны. При работе с фрилансером, компания берёт на себя уплату налога (НДФЛ 13%) путём удержания при расчетах. Поэтому стоимость услуги, указываемую в договоре, важно определить по следующей формуле:

y = х / 0,87

Где y — цена, указываемая в договоре, а x — деньги, которые фрилансер хочет получить на руки.

Например, если исполнитель согласился снять для заказчика видеоролик за 10 тысяч рублей, то сумма по договору будет составлять 11 494 рубля.

Как мы уже говорили выше, эта категория «трудящихся» платит самый низкий в стране налог на профессиональный доход. Их деятельность не облагается НДФЛ и им не нужно думать про страховые взносы. Самозанятые также не обязаны покупать кассу и заполнять декларации. Они сами выполняют работы или оказывают услуги. При этом самозанятые могут заниматься практически любыми видами деятельности. Главное — не оказывать услуги бывшему работодателю в течение 2-х лет после увольнения.

О чём важно помнить при работе с самозанятыми?

• При начале сотрудничества необходимо проверить его статус. Это можно сделать на сайте ФНС.
  
• После проведения оплаты важно сразу же запросить у исполнителя чек.
  
• Не подменять трудовые отношения гражданско-правовыми.
  

Перечислим основные признаки, которые отличают трудовые отношения.

1. Исполнитель оказывает услуги регулярно, постоянно, соблюдает график и режим работы компании.
   
2. Он получает вознаграждение не за результат или услугу, а за процесс выполнения.
   
3. Исполнитель подчиняется руководству компании.
   
4. Работодатель обеспечивает самозанятого инвентарем и материалами, поставляет клиентов.
   
5. У исполнителя нет конкретного задания, а описаны обязанности.
   
6. Компания — единственный заказчик у самозанятого.
   

Со всеми типами внештатных исполнителей компания должна заключать договор гражданско-правового характера (ГПХ). Чем он отличается от трудового? Компания заключает договор ГПХ в том случае, если не готова платить исполнителю регулярное вознаграждение. А хочет получить определенную и понятную услугу, которую можно описать и оценить.

На практике компании чаще всего заключают договор подряда (ст. 702 ГК РФ) или договор оказания услуг (ст. 779 ГК РФ).

О чём важно помнить при работе по ГПХ?

• Объём услуг и размер оплаты не должны быть одинаковыми из месяца в месяц, оплата производится строго в соответствии с объемом.
  
• Важно также обратить внимание на условия передачи интеллектуальных прав и возможности использования результатов работ в портфолио.

• Чем подробнее описана задача, тем легче её будет выполнить исполнителю, а заказчику — осуществить приёмку.
  

Компании имеют право обмениваться документами с внештатными исполнителями в электронном виде.

Это позволяет сократить трудозатраты. При переходе с бумажного на электронный документооборот у исполнителей и заказчиков высвобождается до 20% времени. Например, с ЭДО менеджерам договора не нужно долго собирать оригиналы документов для передачи в архив.

Ещё цифровизация позволяют исключить человеческий фактор. Так как система, даже самая простая, обычно берёт на себя часть контрольных функций.

Быстро оформить трудовые отношения с внештатными исполнителями можно с помощью модуля приёма Start Link. Он позволяет быстро перенести информацию из сканов бумажных документов в систему, автоматически заносит данные в 1С и проводит проверку на благонадёжность.