Как оформить согласие на КЭДО: памятка для кадрового специалиста

Чтобы перевести кадровый документооборот в электронный формат, работодатель должен получить от сотрудников согласие на КЭДО. Рассказываем, что это за документ и как его правильно оформить.

Согласие на КЭДО — это письменное разрешение работника на обмен кадровыми документами с работодателем в электронном виде без дублирования на бумажном носителе.

Согласно статье 22.1 ТК РФ, работодатель может вести кадровый электронный документооборот с работником только с его согласия. При этом отказ от участия в КЭДО не является причиной для увольнения. В этом случае работодатель обязан безвозмездно предоставлять сотрудникам, не давшим согласия, документы, связанные с их работой, на бумажном носителе.

Согласие на КЭДО обязательно, если сотрудник:

• уже работает в компании и его переводят на КЭДО;
• устраивается в компанию после 01.01.2022 и у него был трудовой стаж до 31.12.2021. В этом случае согласие может быть частью трудового договора или приложения к нему.

По закону работодатель не может обмениваться с работниками кадровыми документами в электронном формате без его письменного согласия. Однако существуют отдельные случаи, когда согласие не требуется.

Сотрудник впервые устраивается на работу после 31 декабря 2021 года. Согласие на КЭДО не требуется, если человек официально не работал до 2022 года. В трудовой стаж не входят годы военной службы, работа по договору ГПХ и самозанятость.

Сотрудник устраивается на дистанционную работу. Для удаленных работников, которые трудоустроены и переводятся на КЭДО, обычно подписывают согласие в электронном виде.

Чтобы перейти на КЭДО, сотруднику отправляют форму согласия. Для удобства к ней прикладывают образец заявления о переходе, а также прописывают сроки подписания. Если по истечению дедлайна работник не отправляет подписанное согласие, это автоматически означает его отказ от использования КЭДО.

Единой формы согласия о переходе на КЭДО не предусмотрено. Однако существуют обязательные пункты, которые должны присутствовать в документе.

Общие сведения. В согласии обязательно указывают ФИО, СНИЛС и данные паспорта. И фиксируют дату подписания.

Четкие формулировки, подтверждающие желание сотрудника использовать КЭДО. Обычно в тексте прописывают:

• работник ознакомлен с правилами КЭДО;
• добровольно дает согласие на использование электронного документооборота в отношениях с работодателем;
• согласен получать, подписывать и направлять документы в электронном виде, в том числе с использованием ЭП;
• ознакомлен с порядком использования конкретной системы ЭДО.

Информационную систему. В согласии обязательно фиксируют, через какую систему или программное обеспечение будут вести КЭДО.

Согласно действующему законодательству, согласие на КЭДО оформляют в письменном виде. Для сотрудника готовят бумажный бланк и дают время на ознакомление. При взаимодействии с дистанционными работниками разрешается использовать сканы подписанного согласия, если это прописано в ЛНА.

Подписать согласие в системе КЭДО нельзя, потому что эта процедура предшествует переводу документооборота в цифровой формат. Однако допускается оформления заявления в электронном виде. Согласно ч. 5.1 ст. 22.1 ТК РФ, его можно подписать усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).

Согласие на КЭДО можно оформить:

• на бумаге с собственноручной подписью — это самый понятный и привычный способ;
• в электронном виде, если у сотрудника есть УКЭП.

Согласие на КЭДО должно хранить в соответствии с требованиями законодательства:

• если подписано на бумаге — оригинал подшивают в личное дело. Как личную информацию, заявление хранят не менее 50 лет;
• если в электронном виде с ЭП — хранят в защищенной системе электронного архива.

Инспекции труда, прокуратура или суд могут запросить согласие.

Переход на КЭДО невозможен без согласия сотрудников. Именно они будут пользоваться системой, подписывать документы, задавать вопросы и, возможно, противиться нововведениям.

Еще до того, как работникам начнут рассылать уведомления о введении электронного документооборота, следует выстроить грамотную коммуникацию. Вот основные шаги.

Расскажите, что такое КЭДО, зачем это нужно и как работает. Можно провести собрания и вебинары, подготовить пошаговые инструкции, обучающие видео или рассылки по почте. Главное — простыми и понятными словами донести пользу КЭДО.

Например, с помощью КЭДО можно согласовать отпуск в два клика. Сотрудник открывает в личном кабинете нужный шаблон, выбирает даты и нажимает «Отправить». Руководитель подпишет заявление онлайн, а кадровая служба и бухгалтерия запустят процедуру автоматически. Не нужно ходить по кабинетам с бумагами.

Объясните на конкретных примерах. Покажите сотрудникам примеры кадровых документов, которые будут оформлять в системе. Пусть увидят заявление на отпуск, приказ о переводе, согласие — все, с чем предстоит работать. Многие опасения исчезают, когда человек видит простой интерфейс с кнопкой «Подписать», а не сложную программу для бухгалтеров.

Работайте с опасениями и возражениями. Не все любят перемены. Кто-то боится, что не справится, что будет неудобно, кто-то — что его заставят подписать «ненужные» документы. Много тех, кто считает, что их персональными данными незаконно воспользуются. Это нормальная реакция.

Привлекайте лидеров мнений — сотрудников, которым доверяют и которые поддерживают переход. Их личный пример может оказаться куда эффективнее, чем любая презентация.

Назначьте людей, которые будут помогать сотрудникам в переходный период. Обычно у работников много вопросов и сомнений. Хорошо, если у них есть возможность озвучить их напрямую кадровику или оформить вместе с ним первый электронный документ.
Чем больше внимания в компании уделяют объяснениям, поддержке и обучению, тем мягче и успешнее проходит переход на КЭДО.

Согласие на КЭДО — это только начало. Чтобы электронный документооборот действительно работал и приносил пользу, нужна качественная система. Не просто программа, где подписывают документы, а полноценный инструмент для автоматизации кадровых процессов в компании.

Что учитывать при выборе вендора:

• Система должна легко интегрироваться с внутренними базами и платформами. Хорошо, когда это связано в единую цепочку: документ оформляют → подписывают → отправляют на другие платформы → сохраняют в архив.
• Система КЭДО призвана избавлять кадровых работников от рутины. Ее развитие должно быть синхронизировано с изменениями в законодательстве — функциональные возможности должны обновляться до того, как изменения вступят в силу.

Согласие на КЭДО — юридическая основа всей системы. Его оформляют в обязательном порядке. Документ поможет избежать споров и санкций.

Без согласия можно работать лишь в исключительных случаях: если у сотрудника нет трудового стажа до 2022 года или он официально работает в удаленном формате.

Сотрудников важно обучать и вовлекать в процесс перехода, чтобы избежать непонимания, страха и сопротивления.

Выбор системы КЭДО критически важен — надежная платформа упрощает процессы, снижает нагрузку на HR и минимизирует юридические риски.