От бумажного квеста к автоматизации: как КЭДО упрощает кадровые процессы на производстве

На производстве кадровые документы проходят длинный путь: несколько этапов согласования, сбор подписей и пересылка между распределенными подразделениями отнимают много сил и времени.

В результате кадровые специалисты тонут в сотнях рутинных задач, таких как проверка заявлений от сотрудников, контроль согласований и подписаний, внесение изменений в график отпусков, ознакомление работников с локальными нормативными актами.

Нередко кадровые специалисты подключаются и к задачам приема персонала, что приводит к серьезной нагрузке в условиях высокой текучести или при открытии новых производственных площадок. Переработки и значительный стресс становятся нормой, при этом порой усилия кадровых специалистов остаются незамеченными руководством.

При масштабировании компании или запуске новой производственной линии организации сталкиваются с выбором: расширять команду кадрового делопроизводства или внедрять автоматизацию. Второй вариант позволяет снизить нагрузку, уменьшить риски и ускорить HR-процессы, не заменяя человека, а помогая ему работать эффективнее.

Платформа КЭДО позволяет превратить кадровые задачи из хаотичных и трудоемких процедур в управляемый и предсказуемый процесс:

• сократить количество рутины и ускорить согласование документов, в том числе благодаря интеграции с «1С» и другими кадровыми системами;
• снизить нагрузку на специалистов КДП и уменьшить переработки;
• минимизировать риск ошибок при работе с персональными данными работников;
• обеспечить прозрачность процессов для руководства и регуляторов.

Внедрение КЭДО помогает сделать кадровые процессы эффективными, а усилия кадровых специалистов — видимыми для руководства.

Переход на кадровый электронный документооборот включает не только технические аспекты, но и вопросы безопасности данных, а также организационные и психологические нюансы, которые могут возникнуть при переводе сотрудников на новую систему.

HRlink обеспечивает защиту персональных данных в соответствии с требованиями:

• 152-ФЗ «О персональных данных», 
• Постановления Правительства РФ № 1119 от 01.11.2012 «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в ИСПДн»,
• Приказа ФСТЭК России № 21 от 18.02.2013 (ред. от 14.05.2020). 

Платформа КЭДО соответствует требованиям законодательства (377-ФЗ, 407-ФЗ, 63-ФЗ, 152-ФЗ), данные хранятся на серверах сертифицированного дата-центра «Селектел», а компания HRlink имеет сертификаты соответствия ISO и регулярно проводит сканирование продукта на уязвимости. ИСПДн HRlink аттестована по 2-му уровню защищенности, обеспечивая выполнение требований регулятора.

Сотрудники, привыкшие к бумаге и личным коммуникациям, могут воспринимать КЭДО как потенциальный источник угрозы. Однако практический опыт наших клиентов показывает: постепенный переход на КЭДО, а также прозрачная коммуникация со стороны компании и руководства помогают снять опасения и повысить уровень принятия системы.

Например, в одном из пилотных проектов внедрения КЭДО от HRlink амбассадорами выступали специалисты ОТиЗ. Они проводили обучение на местах, объясняя юридическую значимость электронной подписи и принципы защиты данных.

Кадровые специалисты не остаются один на один с задачей по подготовке сотрудников к переходу на КЭДО. Команда HRlink помогает упростить процесс знакомства с системой:

• делится информационными материалами, памятками и инструкциями;
• отвечает на вопросы работников через удобный канал связи: электронную почту и чат-боты в мессенджерах, — в поддержке работают люди, а не роботы;
• предоставляет доступ к базе знаний, где можно узнать обо всех возможностях системы;
• помогает подготовить нормативную базу — например, может направить шаблон положения о КЭДО, а также отвечает на вопросы;
• предоставляет материалы, позволяющие отработать опасения сотрудников, связанные с безопасностью персональных данных.

Специалисты HRlink знают о возможных переживаниях сотрудников и умеют с ними работать.

Делимся примерами популярных вопросов о КЭДО:

1. Могут ли злоумышленники оформить кредит, получив доступ к моей электронной подписи?

Электронной подписью, выпущенной в системе КЭДО, можно подписать только кадровые документы в HRlink.

2. Что делать, если у меня пока нет электронной подписи?

Ничего страшного, электронную подпись выпустят бесплатно всем сотрудникам компании.

3. Что если я не смогу разобраться, как работает КЭДО?

Интерфейс платформы и мобильного приложения HRlink разработан так, чтобы в нем было легко разобраться. Если возникнут вопросы, вы можете обратиться в службу поддержки — в чат-боте MAX или Telegram, либо написать на электронную почту.

Сотрудники на производстве не всегда пользуются смартфонами и личными компьютерами, также на некоторых площадках использование мобильных устройств ограничивается требованиями безопасности.

Поэтому внедрение КЭДО нуждается не только программном, но и инфраструктурном обеспечении. Возможные следующие варианты:

• установка терминалов и планшетов на территории предприятия;
• вход в систему по СМС-коду, который можно получить на кнопочный телефон;
• использование собственного СМС-шлюза, благодаря которому можно унифицировать текст уведомлений и отправителя под требования работодателя.

Даже при отсутствии смартфона подписание документа онлайн через учетную точку экономит время сотрудников, руководителей и кадровых специалистов, освобождая от бумажной рутины. Также работники могут подписывать документы, пользуясь компьютерами или смартфонами членов семьи.

Для выпуска электронной подписи зарубежному работнику не требуется российский паспорт, что позволяет подключать таких сотрудников к системе наравне с гражданами России.

В компании Novaroll отмечают, что переход на КЭДО позволил полностью отказаться от бумаги, минимизировать ошибки при оформлении и снизить юридические риски, включая работу с иностранными гражданами.

КЭДО — это система, которая позволяет повысить управляемость процессов, чтобы:

• ускорять привычные кадровые мероприятия — от приема до увольнения;
• фиксировать этапы работы с документами и уведомлять сотрудников и руководителей о необходимых действиях;
• обеспечивать прозрачность маршрутов согласования и контроль сроков подписания;
• помогать кадровым специалистам и руководителям быстро обрабатывать поток документов и заявлений, снижая объем ручной работы и риск ошибок.

Нам доверяют рутину, чтобы сохранить время для важного.

HRlink интегрируется с корпоративными учетными сервисами, включая различные конфигурации «1С», «БОСС-Кадровик» и другие. Это позволяет сохранять и выстраивать привычные маршруты согласования, а также гибко настраивать права доступа с учетом холдинговой структуры. Вендор внимательно подходит к запросам клиентов и ориентируется на обратную связь пользователей.

Примеры упрощения кадровых сценариев, которые уже реализовала команда HRlink:

• настройка гибких маршрутов согласования, чтобы обеспечить прозрачность и корректность подписания, сократив затраты на бумагу и пересылку документов;
• получение уведомлений в мобильном приложении, мессенджерах, по электронной почте, если компания планирует сократить бюджет на СМС;
• создание кастомных шаблонов заявлений;
• собственный защищенный контур, который соответствует требованиям законодательства к безопасности данных;
• СМС-шлюз, чтобы уведомления отправлялись в соответствии с внутренними требованиями безопасности;
• многофакторная аутентификация для надежной защиты личных данных и соблюдения внутренних требований безопасности.

КЭДО позволяет повысить прозрачность кадровых процессов и оптимизировать затраты компании. Минимизация рутины открывает перед кадровыми специалистами возможность сосредоточиться на других важных процессах, включая найм персонала и стратегические задачи. 

Также автоматизация помогает снижать риск ошибок и штрафов из-за человеческого фактора. А сокращение расходов на пересылку и хранение документов поможет наглядно продемонстрировать эффективность работы команды руководству уже в краткосрочной перспективе.