Почему решение для ЭДО и КЭДО от одного провайдера —
не всегда хорошая идея

Сегодня бизнес стремится к тому, чтобы перенести всё большее число процессов в онлайн. Опыт последних лет показал, что мобильность и возможность работать из любой точки мира — не просто важные, а необходимые условия деятельности.

Все без исключения компании обмениваются документами во время работы. И это один из тех процессов, которые можно перевести в цифровой формат. Решения для электронного документооборота (ЭДО) позволяют забыть о распечатке и доставке документов. Они упрощают работу, ускоряют обмен данными и помогают снизить затраты.

Документы сотрудников тоже можно перевести в электронный вид. При этом лучше воспользоваться специализированным решением для КЭДО. Ведь к кадровым документам предъявляются особые требования, как со стороны законодательства, так и со стороны компаний.

В материале рассказываем, почему ЭДО не всегда гарантирует удачный проект по КЭДО.

Электронный документооборот можно классифицировать по типу правовых отношений между сторонами процесса. Выделяют внешний ЭДО и внутренний. В первом случае речь идёт о документообороте с контрагентами, а во втором — об обмене внутри компании.

По типу передаваемых документов ЭДО можно разделить на кадровый, бухгалтерский, управленческий, складской, архивный и т.д. Ещё ЭДО может быть секретным или международным. А в отдельную категорию можно выделить электронный документооборот с госорганами. То есть сдачу отчётности в контролирующие органы в цифровом виде.

Кадровый электронный документооборот — это ЭДО в сфере трудовых отношений. Обмен информацией здесь происходит между работодателем и сотрудниками и другими физическими лицами.

КЭДО — одна из разновидностей ЭДО. Но несмотря на это, для перевода кадровых документов в электронный вид лучше использовать специализированные решения. Почему?

1. Процессы КЭДО затрагивают всех сотрудников компании и других физических лиц, работающих с организацией. Поэтому решение для обмена кадровыми электронными документами должно выдерживать взаимодействие с большим количеством пользователей. Также важно иметь возможность быстро подключать новый персонал к системе и масштабировать её.

2. Законодательство предъявляет особые требования к формату и структуре кадровых электронных документов. Поэтому провайдеру решения для КЭДО необходимо разбираться во всех юридических нюансах.

3. Служба поддержки таких вендоров специализируется сразу на нескольких продуктах, отчего снижается уровень экспертности.

4. Важно помнить, что проект внедрения КЭДО затрагивает каждого в компании. Поэтому провайдер должен уметь правильно вести коммуникацию, заниматься обучением и находить персональный подход к каждому клиенту и его процессам.

При выборе провайдера решения для обмена кадровыми электронными документами, стоит обращать внимание на следующие критерии.

Соблюдает ли вендор законодательство в вопросе легитимности выпуска и использования электронных подписей?

В первую очередь любое решение для обмена электронными документами должно соответствовать всем законам и нормативным актам. Например, по правилам руководители могут подписывать цифровые документы только усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).

Удобно ли разным типам сотрудников пользоваться сервисом?

Интерфейс должен быть интуитивно понятен и специалистам КДП, и руководителям, и рядовым пользователям. Ведь сервис КЭДО будет использовать персонал, а для HR он станет основным инструментом в работе.

Как работает техническая поддержка?

Важно, чтобы сотрудники могли легко связаться со службой поддержки по удобному каналу связи и быстро получить ответ. В ином случае с вопросами персонал пойдёт в отдел кадров. У хорошего поставщика КЭДО собственная служба поддержки, которая специализируется только на работе с кадровыми документами и доступна во всех часовых поясах.

Есть ли опыт внедрения?

У надёжного поставщика КЭДО должен быть подтверждённый опыт внедрения решения в компаниях из разных отраслей и с самым разным количеством сотрудников.

Переход на КЭДО — это в первую очередь удобство сотрудников. Кадровые электронные документы разгружают отдел кадров, освобождают время на другие задачи и делают процессы более понятными. При этом любой коллектив может негативно относиться к внедрению новой технологии. Поэтому так важно рассказывать сотрудникам обо всех преимуществах КЭДО и заранее готовить их к переходу.

Хотите узнать больше о том, как убедить сотрудников и руководство в пользе электронных документов? Наши менеджеры расскажут об этом на бесплатной консультации.