Чем отличается КЭДО от ЭДО: особенности электронных документооборотов

С помощью УНЭП сотрудники могут быстро и безопасно подписывать кадровые документы. Но прежде они должны пройти идентификацию — подтвердить личность, чтобы исключить мошенничество при работе с ЭП. Сделать это можно очно или удаленно. Рассказываем, когда и какой способ выбрать кадровому специалисту. А также разбираем особенности удаленной идентификации — насколько она безопасна и как устроена.

Закон позволяет оцифровать большинство кадровых документов. Рассмотрим на реальных кейсах, какие бумаги можно перевести в электронный формат и как это влияет на бизнес-процессы.

Прием и увольнение сотрудников, оформление отпусков и командировок, перевод на другие должности или начисление премий сопровождается подготовкой приказов. При традиционном документообороте их утверждение отнимает у руководителей много времени. КЭДО ускоряет этот процесс.

Например, раньше HR-директору «ДОМ-РФ» приходилось подписывать огромную стопку приказов на отпуск. Это отнимало много времени и было неудобно. При внедрении КЭДО процесс оформления отпусков одним из первых «переехал» в HRlink.

Большое количество документов оформляется при найме новых сотрудников. Помимо трудового договора, они подписывают согласие об обработке персональных данных, различные ЛНА.

С КЭДО кандидат может быстро пройти все процедуры и приступить к своим обязанностям. Например, Московская Пивоваренная Компания ускорила оформление сотрудников в штат в 3 раза благодаря сервису Start Link. Теперь этот процесс занимает всего 15 минут вместо 40.

Раньше сотрудникам приходить писать заявления на бумаге и относить их в HR. В КЭДО создавать заявки на отпуск, компенсации, выдачу служебного оборудования и другие просьбы можно прямо с телефона.

Например, в HRlink есть инструмент для подачи заявлений. Он позволяет сократить количество типовых запросов к руководителям и специалистам кадровой службы, а также ускорить их обработку в 2 раза.

С некоторыми документами нельзя работать исключительно в электронном виде. К ним относятся:

• акты о несчастных случаях;
• приказы об увольнении;
• журналы о прохождении инструктажей по охране труда.

Документы можно загрузить в КЭДО, чтобы иметь к ним удобный доступ. Но оригиналы необходимо хранить на бумаге в соответствии с требованиями законодательства.

Перевод компании на КЭДО лучше проводить постепенно. Такой подход обеспечивает плавный переход к новому формату работы, снижает нагрузку на HR-службу и позволяет сотрудникам спокойно освоить систему. Команде необходимо время, чтобы освоить систему и привыкнуть к новому формату работы.

Обеспечить бесшовный переход помогает корректная стратегия:

Поэтапный план внедрения. Начните с самых массовых и трудозатратных процессов: оформление трудовых договоров, подача заявлений на отпуск, согласование командировок. Когда команда привыкнет, можно постепенно переводить в электронный формат и остальные документы.

Работа с командой. Важно учитывать человеческий фактор. Не все сотрудники готовы сразу позитивно воспринять изменения. Принуждать сотрудников к переходу на КЭДО нельзя — они должны дать согласие добровольно. Чтобы это произошло, важно показать пользу кадрового ЭДО именно для работников, а не для компании.

Так поступила образовательная платформа «Нетология». По внутренним каналам связи команда проекта делилась с коллегами материалами с наглядными скриншотами о том, как HRlink упростит работу.

Выберите вендора. Для начала проведите аудит процессов и оцените текущую техническую инфраструктуру. Это позволит понять, какие именно функции КЭДО необходимы компании и какие интеграции с внутренними системами учета должны быть предусмотрены.

Затем изучите доступные на рынке решения, сравните их по функциональности и удобству интерфейса. Выбирайте то, что максимально соответствует вашим задачам и масштабам бизнеса. В этом поможет чек-лист с ключевыми критериями, на которые стоит обратить внимание при оценке вендоров.

Соберите рабочую группу. Назначьте ответственного за внедрение системы и взаимодействие с поставщиком КЭДО. Например, эти задачи может взять на себя HR-специалист. С отдельными профильными вопросами ему могут помогать сотрудники из IT, службы безопасности и юристы.

Протестируйте систему на пилотной группе. В компаниях со штатом от тысячи сотрудников переход на КЭДО часто начинают с лояльной части команды. Например, «Кориб» первым делом перевел на HRlink работников внутренний IT-компании — их фидбэк помог отделу кадров выявить узкие места в документообороте и оптимизировать процессы.

Масштабируйте КЭДО. Постепенно переводите на кадровый электронный документооборот остальных сотрудников. В «Кориб» после тестовой группы систему начали использовать топ-менеджеры и линейные руководители — это помогло им правильно объяснить подчиненным суть изменений и поддержать команду в период перехода.

Обучите сотрудников. Проведите инструктаж: покажите, как пользоваться платформой и где искать нужные документы. Чтобы познакомить коллег с возможностями КЭДО, команда ЭТМ делала рассылки и публиковала в корпоративных соцсетях ключевую информацию о работе с электронными документами. А для более глубокого обучения сотрудников создали внутренний электронный курс на базе материалов HRlink.

Чтобы закрепить правила работы с кадровым электронным документооборотом, нужно создать локальный нормативный акт, например, положение о КЭДО. Документ должен включать:

• причины, цели, сроки и этапы внедрения системы;
• определения основных терминов, используемых в КЭДО;
• список документов, переводимых в электронный вид;
• категории сотрудников, которых затронут изменения;
• правила использования электронных подписей;
• пошаговое описание порядка работы с платформой;
• и другую информацию, которую посчитает важной работодатель.

Чтобы официально запустить процесс перехода на кадровый электронный документооборот, необходимо издать приказ о внедрении КЭДО. Документ утверждает положение о КЭДО, фиксирует дату начала использования системы, назначает ответственных за внедрение и сопровождение, а также содержит перечень мероприятий, необходимых для успешного перевода документооборота в цифровой формат. Работники должны подтвердить подписью, что ознакомились с приказом, и дать письменное согласие на переход.

В некоторых компаниях выпускают дополнительные инструкции по созданию, согласованию и подписанию электронных документов, рекомендации по их хранению и поиску. Это помогает сделать процессы прозрачными и понятными для всех сотрудников.